Wonen Zuid ist in Mittel- und Südlimburg in der Nutzung von Sozialwohnungen tätig. Wonen Zuid arbeitet mit vielen Bauakten, die datenschutzrelevante Informationen enthalten und sicher gespeichert werden müssen. In Zusammenarbeit mit Archive-IT werden die Bauakten auf Palettenebene gelagert. Sind Sie neugierig auf ihre Erfahrungen? Ruud Bisschoff, Leiter der Dokumentarischen Informationsdienste, berichtet über das abgeschlossene Projekt!
Wahl für Archive-IT
Ruud Bisschoff: „Früher lagerten unsere Bauakten in einer großen Lagerhalle, die in viele kleine Lagerzimmer in Roermond unterteilt war. Diese Lagerzimmer waren jedoch nicht so sicher, wie wir es für notwendig hielten. Es gab keine Kameras, keine Gasfeuerlöscher und keine anderen Sicherheitsmaßnahmen. Die Zimmer waren nur mit einem Schloss gesichert. Da das Archiv aus datenschutzrechtlich sensiblen Informationen besteht, haben wir beschlossen, nach einer besseren Lösung zu suchen. Bald entschieden wir uns für Archive-IT. Hier erleben wir einen Gewinn auf zwei Ebenen, denn auch die Kosten sind niedriger als in der Lagerhalle in Roermond. Archive-IT ist ebenfalls ISO-zertifiziert und ergreift weitreichende Sicherheitsmaßnahmen wie Kameraüberwachung, Gaslöschanlage und Einbruchsicherung. Unsere Bauakten werden jetzt bei Archive-IT auf Palettenebene mit optimalen Sicherheitsmaßnahmen gelagert."
Wahl für die Palettenlagerung
Archive, die kaum konsultiert werden, aber dennoch eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist einhalten müssen, eignen sich beispielsweise hervorragend für die Palettenlagerung. Die Bauakten von Wonen Zuid werden in Kartons gelagert, die dann auf einer Palette gestapelt werden. „Da die Bauakten den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entsprechen müssen und die Möglichkeit besteht, dass eine Akte zurückgeholt werden muss, haben wir uns für die Palettenlagerung entschieden. Da die Dateien nicht täglich benötigt werden, ist es eine kosteneffiziente Lösung, sie auf Palettenebene zu archivieren. Wir haben diese Entscheidung gemeinsam auf Anraten eines Spezialisten von Archive-IT getroffen", so Ruud.
Fortschritte des Projekts
„Zunächst einmal haben wir im Verlauf des Projekts keine Probleme erlebt. Ich habe nur sehr wenig Arbeit damit gehabt. Wir einigten uns darauf, dass Archive-IT alle Bauakten abholen und sie dann für die Registrierung kategorisieren würde. All dies verlief reibungslos und ohne jegliche Schwierigkeiten. Alle Bauakten sind nun sicher im Lager von Archive-IT untergebracht. Außerdem kommt es manchmal vor, dass eine Bauakte angefordert werden muss. Durch den schnellen Service von Archive-IT haben wir die Akte innerhalb von 24 Stunden per Scanning on Demand digital in den Händen. Für mich waren die Einhaltung der Vereinbarungen, die Planung und die klare Kommunikation die Hauptgründe für den Erfolg des Projekts. Insgesamt würde ich dem Projektverlauf und Archive-IT eine gute '9' geben", sagt Ruud.
Wir danken Wonen Zuid für ihr Vertrauen in Archive-IT!