Vitalisieren: Klassifizierung

Klassifizierung

Digitale Dokumente können klassifiziert werden. Dies bedeutet, dass Dokumente automatisch einem Dokumenttyp zugeordnet werden. Durch die Arbeit mit Klassifizierung können Sie unstrukturierte Daten in strukturierte Informationen umwandeln. Digitale Dateien werden mit dem richtigen Dateinamen versehen und können dann in die richtige Kategorie eingeordnet werden. Aufschlussreich und fortschrittlich!

Wann klassifizieren?

Die Klassifizierung kann bei Digitalisierungsprojekten oder bei Dokumenten, die bereits an der Quelle digital sind, angewendet werden. Dies begegnet uns häufig bei Personalakten, wo die Klassifizierung der digitalen Akte nicht mit der Klassifizierung der alten Papierakte übereinstimmt. Durch die Anwendung der Klassifizierung während des Digitalisierungsprozesses wird die Geschichte in voller Übereinstimmung mit dem neuen digitalen Format neu geordnet. Ein weiteres Beispiel sind Konstruktionsdateien. Bei der Klassifizierung werden die Bauakten nach den verschiedenen Dokumenttypen kategorisiert. Denken Sie an Zeichnungen, Baupläne, Korrespondenz und so weiter.

Der Prozess

Für die Klassifizierung wird ein erfahrener Berater mit Ihnen zusammen die Dokumententypen und die Klassifizierung betrachten. Der Vorgang lässt sich grob in die folgenden Schritte unterteilen:

Inventarisierung der Anzahl und der Arten von Dokumenttypen.
Software-Schulung und Einrichtung der erkannten Dokumenttypen.
Schulungstag am Archive-IT-Standort mit einem Pilotprojekt.
Abgleich und Vervollständigung der Trainingsdaten.
Das Großprojekt ist vollständig klassifiziert.
Abbrüche werden anschließend manuell klassifiziert.

Vorteile der Klassifizierung

Der Vorteil der Klassifizierung ist, dass Sie auf einfache Weise Kategorien in Ihren Dokumenten erstellen können. Dies verbessert die Übersicht, passt besser zu Ihrem aktuellen Arbeitsablauf und vereinfacht die Suche. Da Dokumente auf Dokumentenebene klassifiziert werden, ist es auch möglich, einzelne Aufbewahrungsfristen mit einem bestimmten Dokument zu verknüpfen.

Archive-IT bespricht mit Ihnen gerne die Klassifizierung Ihrer digitalen Dokumente!

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