Während des Vitalisierungsprozesses ist es möglich, die Datenextraktion anzuwenden. Dabei werden bestimmte Daten aus digitalen Dokumenten extrahiert, um Ihre Daten anzureichern. Diese spezifischen Daten werden dann dem Dokument als Metadaten hinzugefügt. Auf diese Weise erhalten Sie mehr Informationen aus Ihren Dokumenten, die Sie dann für Ihre Aufbewahrungsrichtlinie, interne Prozesse und die Gesetzgebung nutzen können.
Datenextraktion
Der Prozess
Die Datenextraktion wird im Moment der Digitalisierung angewendet, kann aber auch auf bereits digitale Dokumente angewendet werden. Ein erfahrener Berater von Archive-IT wird mit Ihnen besprechen, welche Daten Sie extrahieren möchten. Oft ist dies ein Datum oder ein bestimmter Titel. Der Dokumenttyp und die Daten, die extrahiert werden müssen, werden gemeinsam definiert. Die Software wird dann darauf trainiert, diese Dokumenttypen zu erkennen und die benannten Daten zu extrahieren. Damit können Sie die Metadaten anreichern. Ein Beispiel: Ein Arbeitsvertrag ist als Dokumenttyp definiert. Sie möchten das Datum des Inkrafttretens des Arbeitsvertrags als Datum in die Datei aufnehmen, damit Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie darauf anwenden können. Mit unserer Datenextraktionstechnologie extrahiert Archive-IT das besagte Datum aus dem Text des Dokuments und verknüpft es als Metadatenfeld mit dem einzelnen Dokument.
Vorteile der Datenextraktion
- Mehr Wert aus digitalen Dokumenten.
- Möglichkeit zu umfangreichen Analysen.
- Legen Sie die Grundlage für Ihre Aufbewahrungsrichtlinie.
- Die Suche wird vereinfacht.
Digitale Archivierung
Wenn Sie sich für die Datenextraktion entscheiden, ist es wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, was danach mit den Dokumenten geschieht. Sind sie in einem digitalen Archivsystem gespeichert? Unterstützt Ihr digitales Archiv die Strukturierung von Metadaten und kann darauf automatisch reagiert werden?
Archive-IT diskutiert gerne mit Ihnen über Datenextraktion und Ihr digitales Archiv!
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