Sobald Dokumente digitalisiert wurden oder bereits digital vorliegen, bedeutet das nicht, dass die benötigten Informationen sofort aus ihnen extrahiert werden können. Manchmal führt die Digitalisierung nur zu einem "flachen Bild", oder die digitalen Dokumente enthalten weder strukturierte Daten noch Metadaten. Dann lassen sich digitalisierte bzw. digitale Daten nur bedingt auslesen und sinnvoll weiterverwenden. Und genau an dieser Stelle kommt unsere „Vitalisierung“ ins Spiel. Wir machen aus Ihren Dokumente lebendige, nutzbare Daten.
Vitalisierung
Datenanreicherung für eine bessere Durchsuchbarkeit
Durch den Einsatz intelligenter Technologien werden unstrukturierte Daten zu strukturierten Daten. Das bedeutet, dass die in den Dateien enthaltenen Informationen mit maschinenlesbaren Meta-Angaben ergänzt werden. So sind die Dokumente perfekt für Ihre Suchanfragen optimiert. Gleichzeitig hilft unsere Vitalisierung dabei, Ihre Dokumente datenschutzkonform zu durchsuchen.
Holen Sie mehr aus Ihren Daten heraus
Wenn Sie sich für eine Vitalisierung entscheiden, gibt es verschiedene Komponenten, um diese möglichst reibungslos und präzise zu realisieren. Der erste Schritt ist die Klassifizierung, in Kombination mit OCR. Als nächstes extrahieren und indizieren wir die richtigen Informationen aus den Dokumenten. Diese Daten müssen validiert werden, um ein zuverlässiges Ergebnis zu liefern. Schließlich werden alle gesammelten Metadaten exportiert und wie vereinbart ausgeliefert.
Ihre Vorteile mit Vitalisierung durch Archive-IT
- Ihre digitalen Dateien werden sinnvoll mit Metadaten verknüpft und strukturiert.
- Sie können einfache Richtlinien zum Aufbewahren von Daten anhand der Metadaten festlegen.
- Ihre Dokumente werden strukturiert benannt.
- Sie können spezifische Daten einfach und schnell aus Ihren Dateien extrahieren und weiterverarbeiten.
- Sie können Dokumente schnell und sinnvoll miteinander verknüpfen.
- Das Durchsuchen Ihres Datenarchivs erfolgt präziser und schneller.
- Sie sparen wertvolle Zeit bei der Suche nach bestimmten Informationen.
Vitalisierung
OCR
Optical Character Recognition realisiert die Durchsuchbarkeit des Textes auf den digitalen Dokumenten. OCR steht für Optical Character Recognition, also die Erkennung von Zeichen in einer digitalen Datei. Die Anwendung von OCR macht Dokumente vollständig durchsuchbar, sodass Sie einen erheblichen Zeitgewinn realisieren können.
Datenextraktion
Während des Vitalisierungsprozesses ist es möglich, die Datenextraktion anzuwenden. Dabei werden bestimmte Daten aus digitalen Dokumenten extrahiert, um Ihre Daten anzureichern. Diese spezifischen Daten werden dann dem Dokument als Metadaten hinzugefügt. Auf diese Weise erhalten Sie mehr Informationen aus Ihren Dokumenten, die Sie dann für Ihre Aufbewahrungsrichtlinie, interne Prozesse und die Gesetzgebung nutzen können.
Klassifizierung
Dokumente werden durch Software kategorisiert, um unstrukturierte Daten in strukturierte Informationen umzuwandeln. Dies bedeutet, dass Dokumente automatisch einem Dokumenttyp zugeordnet werden. Digitale Dateien werden mit dem richtigen Dateinamen versehen und können dann in die richtige Kategorie eingeordnet werden. So werden Ihre Datenbestände für Suchmaschinen schneller durchsuchbar.
Digitales Archiv
Wenn Sie sich für die Vitalisierung entschieden haben, ist das digitale Archiv der nächste Schritt zum intelligenten Digitale Archivierung. Sind Sie neugierig auf die Möglichkeiten eines digitalen Archivs, mit dem Sie Dokumente effizient und gesetzeskonform einsehen und speichern können?
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