Vincio Wonen setzt sich seit 100 Jahren für ein Leben in Parkstad Limburg ein. Jeden Tag arbeiten sie an einem angemessenen Leben in einer angenehmen Umgebung für Menschen, die dies nicht selbst leisten können. Mehr als 2.900 Haushalte in Heerlen, Hoensbroek und Brunssum sind bei Vincio zu Hause. Darüber hinaus verwalten sie Geschäfte und Werkstätten. Zufriedene Mieter, ob jung oder alt, ob Single oder Familie; darum geht es Vincio Wonen!
Flexibles Arbeiten
Bei Vincio Wonen gab es den Wunsch nach flexibler Arbeit, so dass die Arbeit unabhängig von Ort und Zeit geleistet werden kann. Flexibilität war eines der Argumente, um den Übergang von der Papier- zur Digitaltechnik zu beginnen. Roy Drissen, Programmmanager und ICT-Berater bei Armana Cloud, unterstützt Unternehmen bei der Umstellung auf ICT. Vincio Wonen hat Roy an die Hand genommen, um diesen Übergang auch im IKT-Bereich leiten zu können. Von Vincio Wonen ist Mattie van de Kragt, Manager Operations, eng in die ICT-Projekte und die vielen Veränderungen, die stattgefunden haben (und noch stattfinden), eingebunden. Mattie: „Der Zustand der ICT schien 1990 stecken geblieben zu sein. Zeit, das zu ändern! Bei den verschiedenen Projekten, die für die Realisierung wesentlicher Veränderungen notwendig waren, wurden rasche Schritte unternommen. Das Digitalisierungsprojekt mit Archive-IT war ein Teil davon. Das Tolle ist, dass diese ICT-Projekte sehr gut nach Plan verlaufen sind. Ich habe dies in der Vergangenheit anders erlebt. Gute Vorbereitung ist wirklich die halbe Arbeit“.
Digitalisierung des Paketarchivs
Vincio Wonen hat sich dafür entschieden, zunächst das Handlungsarchiv von Archive-IT digitalisieren zu lassen. Roy sagt: „In den 90er Jahren wurde viel Gebrauch von L-Ordnern, Aufklebern, Klappern und Briefkästen gemacht. Bei Vincio bekam ich ein Déjà-vu, die Prozesse waren noch immer so. Wir haben dann die Entscheidung getroffen, zuerst das größte Archiv in Angriff zu nehmen. Wir haben intern aufgeräumt; alle Dokumente, die dort nicht hingehören, wurden herausgenommen. Dann wurden die Dateien von Archive-IT digitalisiert.“
Die Entscheidung für Archive-IT wurde nicht über Nacht getroffen. Um einen guten Partner zu finden, hat Vincio ein Auswahlverfahren mit Kriterien ausgearbeitet. Ein Besuch bei Archive-IT in Reuver wurde gemacht, um mit eigenen Augen zu sehen, wie die Digitalisierung funktioniert. Laut Mattie und Roy standen dort eine Reihe von Dingen im Vordergrund: die Pflege, die Flexibilität, die Zertifizierungen und die Einrichtungen des Gebäudes. Roy zeigt an: „Archive-IT geht viel weiter als die Massenverarbeitung von Dateien, sie machen tatsächlich etwas mit den Daten. Das war für Sie ein Grund, sich zu entscheiden, um tatsächlich zu diskutieren, wie mit den digitalen Daten umgegangen werden soll. Es gab auch eine direkte menschliche Berührung. Keine schlüpfrigen Verkaufsgespräche, sondern praktische und informelle Geschäfte“.
Zukunft
Doch die digitalen Ambitionen machen hier nicht Halt. Vincio Wonen arbeitet derzeit an guten Metadaten für die digitalen Informationen. In voller Übereinstimmung mit den Regeln, die u.a. vom Buchhalter, der GDPR und der Steuer- und Zollverwaltung festgelegt wurden. Mattie: „Alles, was wir tun, tun wir für unsere Mieter. Die Qualität des Dienstes hängt von der Qualität der Daten ab. Dies ist notwendig, um Ihre Dienstleistungen so gut wie möglich auf die Wünsche Ihres Mieters abzustimmen“.
Langfristige Beziehung
Vincio Wonen war auf der Suche nach einer langfristigen Beziehung, was sie in der Archive-IT sicherlich gefunden haben. Mattie erzählt: „Archive-IT ist während des gesamten Projekts ein guter Partner geworden. Man erwartet, dass man sich gegenseitig aufhebt, wenn man stürzt oder stolpert, dass man unaufgefordert Ratschläge gibt, wenn man etwas besser machen kann, dass man gemeinsam wachsen will und dass der eine den anderen stärkt. In Zukunft werden wir uns für das nächste Projekt wieder an Archive-IT wenden“.
Archive-IT dankt Vincio Wonen für das Vertrauen!