Innerhalb von 10 Monaten gelang es Archive-IT, dass die MC-Gruppe in Flevoland mit 91.000 Patientenakten, die sich zwischen drei Standorten bewegten, digital arbeitet. Die MC-Gruppe arbeitet seit 1996 mit JIM und DBS zusammen. (AB/LCMA-Koordinatorin) Sally Martens kennt Archive-IT als zuverlässigen und professionellen Partner. „Es war eine große Freude, mit namhaften Persönlichkeiten von Archive-IT zusammenzuarbeiten. Sie wissen immer, wo alles ist und wie die Verarbeitung erfolgen soll. Aufgrund der hohen Geschwindigkeit wurden wir zwei Monate früher fertig. Ein weiterer Vorteil: Das zentrale Archiv wird in eine Umkleidekabine umgewandelt.“
Im Jahr 2004 untersuchte MC Groep, wie andere Krankenhäuser mit Akten umgehen. Sally Martens: „Wir wollten unbedingt mit der Digitalisierung beginnen, vor allem aus Platzgründen. Darüber hinaus waren die Dateien an einem unserer drei Standorte notwendig (aber oft nicht vorhanden): Emmeloord, Dronten und Lelystad. Dies ging einher mit vielen Aktionen und Ärger. Um die Dateien zu verfolgen, arbeiteten wir im Archiv zunächst mit roten Karten als fehlendes Signal, dann mit DBS von Jalema und später mit JIM von Archive-IT.“
Lernpunkt
Es ist also Zeit für eine digitale Umstellung. Ein Digitalisierungspilotprojekt im Jahr 2010 in der Dermatologie, einer unabhängigen und gut organisierten Fachrichtung, die nur mit Abteilungsakten arbeitet, wurde innerhalb von 6 Wochen abgeschlossen. Sally Martens: „Das war ein ausgezeichneter Auftakt. Zusammen mit Mat Schell (Archive-IT Logistics Manager) haben wir uns dann die aufwändigeren Unit-Dateien angesehen. Er machte eine Vorkehrung für einen:
– Unit-Datei für alle Fachgebiete;
– Abteilungsakte (10 Fachgebiete).
So konnten die Spezialisten sehen, was für sie leicht funktioniert. Unsere IKT haben dann die Umsetzungsphase vielleicht ein wenig unterschätzt. Im Nachhinein betrachtet, hätte eine To-Do-Liste während eines Digitalisierungsprozesses Unklarheiten und Verzögerungen vermeiden können.“
Vergrößerung und Übersicht
Im April 2011 begann die MC-Gruppe mit den Unit-Dateien. Beim Scannen wurden die Fachgebiete sofort über Registerkarten aufgeteilt. Sally Martens: „Wir hatten 10 Sendungen für das Bulk vorbereitet. Am Ende lief alles so reibungslos, dass wir zwei Monate früher skalieren und fertig werden konnten! Die Arbeit des Spezialisten ist viel effizienter geworden und die der Archivmitarbeiter hat sich enorm verändert. Für das zusätzliche Scannen von (neuen) Dateien/Additionen sammeln wir alles zweimal täglich und das wird auch zentral gescannt. Notfallakten können von den Kliniken angezeigt werden, so dass sie beim Scannen Vorrang haben. Jetzt haben wir keine Schattendatei mehr und eine Datei ist immer verfügbar. Es ist eine wirklich schöne Art zu arbeiten.“