Problem
In der Vergangenheit wurden die Personalakten sowohl in der Schulleitung als auch in den Schulen selbst aufbewahrt. Die Tatsache, dass die Akten über mehrere Standorte verteilt waren, führte zu Ineffizienz und war dem Datenschutz nicht immer zuträglich. Darüber hinaus wollte man die Funktionalitäten, die AFAS (Niederländische Unternehmenssoftware) mit der digitalen Personalakte bietet, besser nutzen. Zeit, sich vom Papier zu verabschieden.
Lösung
Die Digitalisierung war die Lösung für Stichting kom Leren. Nach der Digitalisierung wurden alle bisher physischen Personaldaten in AFAS übernommen. Es war wichtig, dass die verschiedenen Akten desselben Mitarbeiters in AFAS unter demselben Profil gespeichert wurden. Dank der einzigartigen Personalnummer von AFAS und einer sorgfältigen Aufnahme durch Archive-IT verlief dies reibungslos. Rutger Bronsveld, politischer Koordinator bei Stichting kom Leren, war Projektkoordinator des Digitalisierungsprojekts. Er sagt, dass die sorgenfreie Herangehensweise von Archive-IT, die klaren Erklärungen und die Art und Weise, wie auf Fragen eingegangen wird, sie sehr zufrieden gemacht haben und dass sie gehalten haben, was versprochen wurde. Die Möglichkeit, eine bestimmte Datei schnell zu finden und die Transparenz gegenüber den Mitarbeitern sind Vorteile, die Stichting kom Leren bereits genießt.
Ergebnis
- Alle Daten an einem zentralen und sicheren Ort.
- Der Arbeitsprozess ist effizienter geworden.
- Es ist einfacher, die Aufbewahrungsfristen und die entsprechenden Löschungsrichtlinien einzuhalten.