Problemstellung
Die Parnassia-Gruppe verfügt über mehrere EHR-Systeme mit historischen Patientendaten, die nur schwer zugänglich und abrufbar sind. Durch die Migration dieser Patientendaten aus den verschiedenen EHR-Systemen in eine zentrale Umgebung lassen sich enorme Zeiteinsparungen erzielen.
Darüber hinaus ist die Anonymisierung der Informationen ein zeitaufwändiger Prozess, mit dem sich etwa 20 Mitarbeiter täglich beschäftigen. Derzeit drucken die Mitarbeiter die Dokumente auf Papier aus und verwischen die persönlichen Daten manuell. Bald wird dies von derselben zentralen Umgebung aus geschehen. Die Anonymisierung der Dokumente wird vollständig digital erfolgen, was eine große Zeitersparnis mit sich bringt.
Die Lösung
Historische Patienteninformationen werden aus den verschiedenen EHR-Systemen (PinkRocccade-, Psychis- und myQuarant-Datenbanken) abgerufen und von Archive-IT in Virtual Archive importiert. Dabei werden sofort alle notwendigen Metadaten wie eindeutige Patientennummer, Geburtsdatum und Name erfasst, um die Suche zu erleichtern. Darüber hinaus bietet Virtual Archive die Möglichkeit, Informationen digital zu anonymisieren.
Das Resultat
Eine zentrale Umgebung, in der historische Patientendaten gefunden und bei Bedarf anonymisiert werden, unter Berücksichtigung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsrichtlinien. In der Praxis bedeutet dies einen enormen Effizienzgewinn.
In Zukunft werden zusätzlich zu den in Phase eins in das Virtuelle Archiv eingestellten myQuarant-Datenbanken weitere historische Datenbanken migriert. So wird man in Zukunft von ein und demselben zentralen Cockpit aus auf historische Patienteninformationen gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften zugreifen können.
Schließlich ermöglicht der Einsatz des Virtuellen Archivs die Registrierung des physischen Archivs direkt in der Softwareanwendung. Auf diese Weise kann man von dieser zentralen Umgebung aus sowohl auf digitale als auch auf Papier-Patientendaten zugreifen. Eine Win-Win-Situation!