Problem
Mondriaan, eine psychiatrische Einrichtung in Südlimburg in den Niederlanden, suchte nach einer Lösung für die Archivierung von Klientenakten. Die Bedingung war, dass die Klientenakten aus der alten elektronischen Patientenakte (ePA) von Code24/MijnQuarant verfügbar bleiben. Es war wichtig, dass die mehr als 2.400 Gesundheitsdienstleister immer noch Zugang zu den Akten der alten ePA haben, wenn Pluriform Zorg, die neue ePA, in Betrieb genommen wird.
Lösung
Nach Abschluss der Ausschreibung fiel die Wahl auf das Virtual Archive von Archive-IT. Auch weil das Virtuelle Archiv seit langem über eine HL7 (Health Level 7)-Verbindung verfügt, dem internationalen Standard für den Austausch von Informationen zwischen verschiedenen Gesundheitssystemen. Diese Verbindung wird für die Anbindung an das neue ePA benötigt. Die Lösung von Archive-IT erfüllt alle von Mondriaan gestellten technischen, funktionalen und sonstigen Anforderungen. Es wurde eine Vertragslaufzeit von fünf Jahren gewählt, in der die psychiatrische Einrichtung die Möglichkeit hat, die Anzahl der Benutzer unbegrenzt zu erweitern.
Durch die Wahl von Virtual Archive als SaaS-Lösung verfügt Mondriaan über automatische Updates und eine Softwareanwendung, die den höchsten erreichbaren Sicherheitsstandards entspricht. Mondriaan verwaltet die Speicherung und Vernichtung von Kundendokumenten und/oder Dateien selbst. Virtual Archive bietet Mondriaan auch die Sicherheit, dass die Kundendateien in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften auf dem Gebiet des Datenschutzes und der Vertraulichkeit verwaltet werden.
Ergebnis
Mit der Inbetriebnahme von Virtual Archive hat Mondriaan die Garantie, dass die Daten aus dem alten ePA korrekt archiviert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass diese Informationen für das Pflegepersonal leicht zugänglich sind.
Das Pflegepersonal greift über eine sichere Webintegration auf das Virtual Archive zu. Sie können von der Mondriaan-Domäne aus automatisch auf mehrere Anwendungen und Ressourcen im Pluriform Zorg-Netzwerk zugreifen. Bei der Implementierung wurde die Autorisierung nach dem Prinzip 'need to know' eingerichtet. Das bedeutet, dass jeder Gesundheitsdienstleister nur Zugriff auf die für ihn relevanten Informationen hat.
Alle Aktionen vom Zeitpunkt des Anrufs bis zur Inspektion werden sowohl in Pluriform Zorg als auch im Virtual Archiv aufgezeichnet. Die Aufzeichnung findet auf verschiedenen Ebenen statt:
- Ebene des Patienten
- Ebene des Dossiers
- Ebene der Dokumente
- Benutzerebene (Login-Historie)
Diese Integration und die automatische Registrierung und Protokollierung entsprechen der von Mondriaan gewünschten Arbeitsweise im Bereich der Informationssicherheit und der Kundenrechte.
Schließlich ist die Archivierungslösung Virtual Archive breit einsetzbar. Daten aus anderen Systemen können ebenfalls archiviert werden, sobald der Bedarf entstanden ist. Durch die Zusammenarbeit mit Archive-IT verfügt Mondriaan über eine nachhaltige, zukunftssichere Lösung für die Verwaltung seiner Akten und Dokumente.