Die Archive von Wohnungsunternehmen bestehen oft aus komplexen Aktensammlungen, z.B. aus Bauakten, Mieterakten, Bebauungsplänen oder Teilungserklärungen. Daneben finden sich auch großformatige Dokumente wie Bauzeichnungen und spezielle Dokumente wie Baugenehmigungen, oder aber auch Fotos und andere Dateitypen. Infolgedessen nehmen die Akten viel Platz in Anspruch und sind häufig unstrukturiert und übersichtlich archiviert worden. Wir können Ihnen dabei helfen, diese Herausforderung durch Digitalisierung zu meistern.
Wohnungsgesellschaften
Scannen von Dateien
Mit den modernen Scannern von Archive-IT können wir Ihre Dateien ganz nach Ihren Wünschen digitalisieren. Wir können Akten und Dokumente in nahezu jedem gängigen Format scannen. Außerdem ist es möglich, in zwei Auflösungen zu scannen. Die hochauflösenden Scans können zum Beispiel für BIM-Zwecke verwendet werden, während die niedrigen Auflösungen als Arbeitsunterlagen dienen. Dateien in geringerer Auflösung eignen sich zum Teilen mit Dritten, weil sie weniger Speicherkapazität erfordern.
Möchten Sie mehr über das Grossformat-Scannen erfahren? Werfen Sie einen Blick auf unsere Seite über Großformat-Scannen!
AIR von Archive-IT
Nach der Digitalisierung Ihrer Dateien können wir Ihnen mit AIR eine noch umfassendere Funktionalität bereitstellen. Unser ganzheitliches System erfasst Ihr gesamtes Archiv und ermöglicht ein smartes Datenmanagement. Durch Hinzufügen von Metadaten kann z.B. jede Datei noch schneller wiedergefunden werden. Auch die einzelnen in der Akte erfassten Dokumente und/oder Zeichnungen sind schneller auffindbar. Mögliche Metadaten sind z.B. bei Bauprojekten der Straßenname, die Hausnummer oder die Postleitzahl. Es besteht auch die Möglichkeit, Daten gezielt zu extrahieren oder zu strukturieren. Unsere Software erkennt z.B. beglaubigte Zeichnungen und Dokumente, für die eine spezielle Aufbewahrungsfrist gilt.
Ihre Vorteile mit der digitalen Bauakte
Die digitale Archivierung mit AIR hat viele Vorteile. Zum Beispiel:
- Optimierung Ihrer Dienstleistungen
- Einfaches Einrichten von Benutzerrollen und -rechten
- Sichere gemeinsame Nutzung von Dokumenten
- DSGVO-konforme Datenverarbeitung und -verwaltung
- Automatisierte Arbeitsabläufe zur Optimierung Ihres Workflows
- Jederzeit ortsunabhängig Zugriff auf Ihre Daten
Sind Sie als Wohnungsunternehmen daran interessiert, Ihr Archiv zu digitalisieren und/oder digital zu archivieren? Oder suchen Sie nach einer ganzheitlichen Lösung für ein effektives Dokumentenmanagementsystem? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!