Rechtsanwälte & Notare

Bei Notaren und Anwälten wird traditionell viel Papier verwendet. So werden notarielle Beglaubigungen oder andere Dokumente auch im Zeitalter der Digitalisierung in Papierform erstellt. Anwaltskanzleien legen Akten und Daten zur Beweisführung ebenfalls als Papierdokumente an. Abhängig vom jeweiligen Fall oder Klienten können diese Akten schnell sehr groß und unübersichtlich werden. Die Digitalisierung der Aktenbestände ist eine mögliche Lösung für diese Herausforderungen.

Mit Archive-IT haben Sie die Möglichkeit, Akten und Dateien aus Ihrer Kanzlei DSGVO-konform zu digitalisieren und zu verarbeiten. So können Sie Ihre Arbeitsprozesse ganzheitlich optimieren. Eine höhere Effizienz senkt Ihren Arbeits- und Personalaufwand. Gleichzeitig haben Sie mehr Zeit, um sich um Ihre Kernaufgaben zu kümmern.

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Digitalisierung und Archivierung für Kanzleien

Kanzleien arbeiten mit Akten, die sehr sensible Daten enthalten. Bei der Archivierung spielt dabei Datensicherheit eine zentrale Rolle. Gleichzeitig sollte sichergestellt sein, dass nur bestimmte Personen Zugriff auf diese Daten erhalten. Mit dem digitalen Dokumentenmanagement von Archive-IT werden all diese Anforderungen erfüllt. Unsere Produkt AIR bietet Ihnen die Möglichkeit, Daten aus Ihren Akten einfacher zu teilen oder auf Ihr Aktenarchiv ortsunabhängig und jederzeit zugreifen zu können.

Beim Anlegen Ihres Datenarchivs können Sie mit AIR jeden möglichen Dateityp speichern. So ist es z.B. auch möglich Fotos aus Fallakten zu digitalisieren und mit Meta-Daten anzureichern, damit Sie diese bei Bedarf schnell und einfach wiederfinden.

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Vorteile der digitalen Archivierung

Scanning on Demand bietet eine kostengünstige Lösung für Dateien, die nicht häufig konsultiert werden
Effizientes Arbeiten und Austauschen von Dateien ist mit den Softwarelösungen von Archive-IT kein Problem mehr
Schützen Sie Ihre Dateien, indem Sie sie sicher extern speichern. Auf diese Weise halten Sie die gesetzlichen, verbindlichen Aufbewahrungsfristen ein und können jederzeit in die Vergangenheit zurückgehen, ohne dass Ihr eigenes Archiv überläuft
AIR, die Softwarelösung von Archive-IT, ermöglicht es Ihnen, (digitale) Dateiformate und sogar Dateiformate wie Fotos, Videos und Audioaufnahmen in der Cloud zu speichern

Digitalisieren

In der Anwaltschaft ist es wegen der Menge an datenschutzsensiblen Informationen unerlässlich, sicher zu arbeiten. Wenn alle Akten in Papierform aufbewahrt werden, besteht immer die Gefahr, dass Informationen verloren gehen. Denken Sie an den Verlust einer Akte, aber auch an Diebstahl, Feuer- oder Wasserschäden. Die Digitalisierung Ihres Archivs gewährleistet, dass Sie alle Informationen sicher aufbewahren und auch effizienter arbeiten können.

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Physische Archivierung

Viele Anwaltskanzleien oder Notare verfügen noch über einen großen Teil alter Archive, die nicht oder kaum noch konsultiert werden. Dies nimmt viel Platz in Anspruch, der oft besser für andere Zwecke genutzt wird. Outsourcing Ihres Archivs ist die Lösung. Archive-IT bietet drei Formen der physischen Archivlagerung an, nämlich: Lagerung auf Palettenebene, Lagerung auf Aktenebene und Lagerung gemäß Archivgesetz. Es gibt also immer eine passende Lösung!

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Sicherheit

Für Archive-IT ist es wichtig, dass unsere Kunden umfassend betreut werden. Dazu gehört auch die Sorge um die Sicherheit von Informationen. Deshalb halten wir es für wichtig, sowohl physisch als auch digital die höchsten erreichbaren Sicherheitsstandards zu haben. Einige Beispiele für diese Sicherheitsstandards sind unsere ISO-Zertifikate, Kamerabeobachtungssysteme und eine leistungsfähige Löschgasanlage.

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Hybrides Datenarchiv oder digitale Datensammlung

Mit Archive-IT setzen Sie auf einen erfahrenen Dienstleister bei der Datenarchivierung. Wir arbeiten seit vielen Jahren erfolgreich mit Rechtsanwälten und Notaren in den Niederlanden zusammen. Dabei können unsere Kunden auf unsere hohen Sicherheitsstandards vertrauen.

Als traditioneller Anbieter für die Archivierung von Papierdokumenten können wir das klassische Papierarchiv weiterhin anbieten. Wir holen Ihre Akten ab, registrieren diese und lagern Sie an einem sicheren Standort in Deutschland.

Möglich sind aber auch hybride Systeme. Bei diesen können wir Ihnen Gerichtsakten oder Klientenakten sowie Fallakten sowohl physisch als auch digital bereitstellen. In allen Fällen berücksichtigen wir automatisch die gesetzliche Aufbewahrungspflicht.

Möchten Sie mehr über Ihre Möglichkeiten mit Archive-IT für Ihre Kanzlei erfahren? Dann vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin.

Reference

„Wenn Sie sehen, was Archive-IT tut, um Informationssicherheit auf hohem Niveau zu erhalten und zu halten, wissen Sie: Für Service, Qualität und Pflege müssen Sie bei Archive-IT sein.“

Debora Janssen | Rechtsanwaltssekretärin | Rechtssekretärin,