Archivierung in der pharmazeutischen Industrie

Die pharmazeutische Industrie

Für kaum einen Sektor sind Forschung und Entwicklung sowie Patente so zentral wie für die Pharmaindustrie. Nach der Entwicklung eines Medikaments wird häufig ein Patent für bestimmte Eigenschaften des Medikaments angemeldet. Die Forschung, die Beweislast und die Aufzeichnung all dieser Informationsflüsse finden in der pharmazeutischen Industrie häufig noch auf Papier statt. Umfangreiche Prozesse und Entwicklungen führen zu großen Papierbergen und einer enormen Menge an Daten. Diese Daten und Informationen umfassen äußerst sensible Inhalte. Entsprechend zentral ist das Thema Informationssicherheit. Je nach Art der Dokumente und Inhalte gelten spezifische Aufbewahrungsfristen und Zugriffsbeschränkungen, die strikt einzuhalten sind. Ein regelkonformer Archivierungsprozess ist daher vital für das Informationsmanagement bei pharmazeutischen Industrie.

Hybride Situation

Da in der Pharmaindustrie Dokumente und Unterlagen teilweise jahrzehntelange Aufbewahrungsfristen haben, liegen ältere Dokumente lediglich in Papierform vor. Zugleich wurden jedoch zahlreiche Prozesse digitalisiert, so dass die meisten Pharmaunternehmen sowohl elektronische als auch Papierdokumente im Einsatz haben. Diese hybride Situation führt zu geringerer Effizienz, schlechterer Zugänglichkeit von Informationen und ist zudem ein Sicherheitsrisiko. In der Praxis ist die effizienteste Form die digitale Erfassung von für den Workflow wesentlichen Unterlagen sowie die sichere Archivierung von Papierdokumenten, die in der Praxis nicht oder nur selten benötigt werden, aber aus regulatorischer Sicht archiviert werden müssen.

Zu unseren Kunden zählen große, renommierte Pharmaunternehmen, deren strikte Vorgaben und Kriterienkataloge wir erfüllen konnten. Archive-IT wird regelmäßig auditiert, so dass wir den hohen Anforderungen an die digitale und physische Sicherheit gerecht werden. Wir sind von unserer Qualität und Sicherheit überzeugt und geben Ihnen gerne einen Blick hinter die Kulissen, damit Sie sich selbst überzeugen können.

Lange Aufbewahrungsfristen

Archive-IT verfügt über die sichersten Archivierungseinrichtungen in der Branche. Wir lagern Millionen von Dokumenten. Die Gründe, warum sich Unternehmen für eine externe Archivierung entscheiden, reichen von Platzmangel über die Steigerung der Effizienz und die Verbesserung der Zugänglichkeit bis hin zur besseren Gewährleistung der Sicherheit der Daten. Aufgrund der großen Vielfalt an Daten in der pharmazeutischen Industrie haben wir eine Lösung für jede Art von Archivierung. Die umfangreichste Form, die für Langzeitarchive geeignet ist, ist die klimatisierte Lagerung. Ein modernes, intelligentes Klimasystem regelt und überwacht die relevanten Klimafaktoren wie konstante Luftfeuchtigkeit und Temperatur. Auf diese Weise können Papierdokumente über Hunderte von Jahren erhalten bleiben.

Neben den klimatisierten Lagerräumen verfügt Archive-IT über Einzellager und Palettenlager. Die individuelle Speicherung ist für Archive gedacht, die nicht unmittelbar benötigt werden, aber sehr schnell verfügbar sein müssen. Innerhalb von 1,5 Stunden können Sie Dokumente wie Forschungsdokumente, Nachweise, Produktionsdaten und Qualitätsdokumente über Scanning on Demand digital abrufen. Zuidem bieten wir Palettenlagerung an. Dies eignet sich sehr gut für statische Archivdokumente, die kaum oder gar nicht mehr benötigt werden. Gemeinsam suchen wir nach der für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Lösung.

Informationssicherheit

Die Auslagerung Ihrer datenschutzrechtlich sensiblen, persönlichen Informationen stellt oft eine Schwelle dar. Daher ist es von großer Bedeutung, dass Sie mit einem Partner zusammenarbeiten, bei dem die Informationssicherheit an erster Stelle steht. Archive-IT ist nach ISO 27001 zertifiziert. Das Standard für Informationssicherheit. Sowohl physisch als auch digital tun wir unser Möglichstes, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten.

Alles wird durch ein gut organisiertes und sicheres IT-System unterstützt. Dies bedeutet, dass alle Aktionen an Archivdokumenten protokolliert werden. Mit Rechten und Befugnissen wird die Sicherheit von Dokumenten gewährleistet. Darüber hinaus bietet unsere IT ausreichend Platz, um sowohl logistische als auch digitale Informationsflüsse zu erstellen, abzufragen und zu verfolgen. Wir zeigen Ihnen gerne, wie es in der Praxis funktioniert. Fordern Sie hier eine kostenlose Demo an!

Wir garantieren Ihnen, dass Ihre Informationen bei Archive-IT in guten Händen sind. Möchten Sie mehr über die Informationssicherheit bei Archive-IT erfahren? Dann lesen Sie bitte weiter auf unserer Sicherheitsseite!

ISO 27001 

ISO 9001 

ISO 16175

Digitale Archivierung

In der pharmazeutischen Industrie ist es äußerst wichtig, dass die Privatsphäre der Archive gewährleistet ist. Archive-IT hat mit AIR eine Plattform entwickelt, auf der alle Informationen, sowohl physische als auch digitale, auf eindeutige Weise archiviert werden können. Und was noch wichtiger ist: Sie können leicht wiedergefunden werden.


Vitalisierung

Mit unseren Vitalisierungsdienstleistungen schafft Archive-IT einen Mehrwert für Ihre Informationen. Wir tun dies, indem wir klassifizieren, extrahieren, indizieren, validieren und dann exportieren. Indem Sie tatsächlich etwas mit Ihren digitalen Daten tun, werden unstrukturierte Daten in strukturierte Informationen umgewandelt.

Digitalisierung

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Papierdokumente zu digitalisieren. Dies nimmt oft unnötigen Platz in Anspruch, da das Dokument nur an einer Stelle vorhanden sein kann. Eine effiziente Ergänzung dazu sind unsere physischen Archivierungslösungen, bei denen wir die Papierakten in einem unserer sicheren Archivierungsgebäude archivieren und mittels Scanning on Demand zugänglich machen.

Physische Archivierung

Archive-IT bietet mehrere Archivierungsmöglichkeiten. Die physische Archivierung ist eine gute Lösung für Dokumente, die Sie nicht direkt für Ihre täglichen Arbeitsabläufe benötigen, die Sie aber dennoch aufbewahren müssen. Denken Sie zum Beispiel an Forschungsdokumente, Nachweise, Produktionsdaten und Qualitätsdokumente.