Behörden arbeiten täglich mit personenbezogenen und sensiblen Daten. Dabei gelten hohe Anforderungen an den Datenschutz. Gleichzeitig gibt es viele rechtliche Vorgaben zur berücksichtigen. So gibt es für viele Akten z.B. verbindliche Aufbewahrungsfristen. Das gilt u.a. für Bauzeichnungen, Baugenehmigungen, Zulassungen und andere wichtige Dokumente. Werden diese Akten nur intern archiviert hat das allerdings einige Nachteile. Papierakten nehmen viel Platz weg, verlangsamen Arbeitsprozesse und sind nur eingeschränkt zugänglich. Mit der Digitalisierung von Aktenbeständen profitieren Behörden von größerer Effizienz, indem sie Platz und Arbeitszeit einsparen.
Behörden
Digitalisierung von Akten in Behörden
Die Digitalisierung von Akten bietet sich auch in Behörden an, wenn die Dokumente an verschiedenen Orten benötigt werden und lange aufbewahrt werden müssen. Archive-IT verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Digitalisierung von Akten. Dieser Prozess wird gesetzeskonform und rechtssicher durchgeführt. Da für Behörden, Kommunen oder öffentliche Einrichtungen jeweils spezielle Anforderungen erfüllt werden müssen, vereinbaren Sie am besten ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns, um alle Details abzuklären und ein maßgeschneidertes Angebot für Ihre Organisation zu erhalten: info@archive-it.de
Wohnungsbaugesellschaften
Neben der regulären Dokumentation bestehen die Akten der Wohnungsunternehmen häufig aus Bauzeichnungen, Genehmigungen, Fotos und anderen ungewöhnlichen Formaten. Infolgedessen nehmen die Akten viel Platz in Anspruch und sind nicht immer übersichtlich. Archive-IT löst dieses Problem für Sie!
Scannen von Großformaten
Neben dem Scannen des Standardformats A4 hat sich Archive-IT auch auf das Scannen von Großformaten spezialisiert. Mit unserem modernen Scanner können wir Dokumente, bis DIN A0 für Sie digitalisieren, z.B. Landkarten oder Bauzeichnungen.
Klassische Archivierung
Archive-IT ist in den Niederlanden bereits seit vielen Jahren zuverlässiger Partner für Behörden, wenn es um die physische Archivierung von Akten geht. Unsere Kunden schätzen unsere hohen Sicherheitsstandards und die zuverlässige Bereitstellung von benötigten Akten. Unsere physischen Aktenarchive sind alle klimatisiert und verfügen u.a. über eine CO2-Löschgasanlage. Außerdem sind sie ISO-zertifiziert.
Die Aufbewahrung nach dem Archivgesetz von Archive-IT erfüllt alle Anforderungen des Archivgesetzes und bietet somit die ideale Lösung für die externe Platzierung Ihrer wertvollen Archivdokumente! Eine komplette Klimaanlage regelt und überwacht alle Arten von Klimafaktoren. Denken Sie an konstante Luftfeuchtigkeit und Temperatur. Dieses Klimasystem signalisiert auch, wenn die Werte nicht den im Archivgesetz festgelegten Standards entsprechen. Diese Signalisierung ermöglicht es uns, die Werte so aufzupolieren, dass sie wieder innerhalb der gesetzten Standards liegen.
Ihre Vorteile
- Konstant hohe Datensicherheit
- Informationen aus Akten lassen sich auch standortunabhängig außerhalb der Geschäftszeiten anfordern
- Hoher Schutz vor Feuer, Diebstahl oder Wasserschäden
- Keine Akte geht mehr verloren
Digitale Archivierung von Behördenakten
Archive-IT versteht sich als moderner Dienstleister, der seinen Kunden weit mehr als die reine Aktenarchivierung anbieten kann. Wir können die Akten aus einer Behörde oder einer öffentlichen Einrichtung digitalisieren und digital archivieren. Anschließend sind diese Daten sicher und digital von jedem Standort aus sofort abrufbar und verfügbar. Mit unserer moderner Plattform AIR setzen Sie auf eine zuverlässige Software mit einem innovativen Dokumentenmanagementsystem. So lassen sich z.B. auch spezifische Daten innerhalb Ihres Aktenbestands gezielt suchen.
Ein weiterer Vorteil: Ihr digitales Archiv lässt sich problemlos über sichere Schnittstellen in Ihr vorhandenes System integrieren. Erfahren Sie mehr über Ihre Möglichkeiten mit Archive-IT und vereinbaren Sie hier direkt ein unverbindliches Beratungsgespräch! Datenarchivierung digital und physisch für Behörden – professionell, zuverlässig und sicher mit Archive-IT!
Reference
„Die konstante Temperatur, das Löschgassystem, die Luftfeuchtigkeit und die Sicherheit sind erstklassig. Da die Kartons unterschiedliche Abmessungen haben, war es schwierig, sie in unserem eigenen Archiv zu lagern. Bei Archive-IT bauten sie die Regale um, um die Kartons zu archivieren. Auf diese Weise müssen wir nichts wieder aufbauen, das spart uns eine Menge Geld!“
Hans van de Mortel
| Städtischer Archivar,
„Ich habe immer gesagt: Wir werden nicht digitalisieren, weil die physischen Dateien im Moment nicht lesbar sind. Aber unsere Schulärzte arbeiten vor Ort mit Laptop und UMTS-Karte, so dass die Dateien über das Handy zugänglich sein mussten. Die Dateien wurden 1:1 übernommen und wir waren positiv überrascht, dass sie extrem einfach zu lesen sind. Wirklich großartig!“
Gertrud Vogel
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„Die Entscheidung für Archive-IT wurde nach einer gründlichen Untersuchung getroffen, bei der sie verschiedene Kriterien abwägten. Ein wichtiges Kriterium war das ISO 27001-Zertifikat, das für Informationssicherheit steht. „Wir arbeiten mit datenschutzrelevanten Dokumenten und Archive-IT hat das in Ordnung.“
Customer case
Die Gemeinde Peel en Maas wollte die digitalen Dienste für interne Mitarbeiter verbessern. Lesen Sie mehr über die geeignete Lösung von Archive-IT dafür.
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