Kfz-Händler und Autohäuser

Bei Autohändlern und Werkstätten findet ein umfassender Informationsfluss statt, z. B. Verkaufsunterlagen und Informationen über Transportmittel, aber auch datenschutzrechtlich sensible Daten wie Nummernschilder und andere persönliche Angaben. Darüber hinaus fallen zahlreiche Verwaltungsaufgaben an, wie z. B. die Erstellung von Finanz- und Personaldokumenten, an. Durch den Einsatz der richtigen Technologie können Sie Ihr Unternehmen modernisieren, Zeit und Geld sparen und die Effizienz steigern. Umfangreiche Verkaufsunterlagen sind überschaubarer und Sie finden schneller, was Sie suchen. Aber das ist noch nicht alles. Die richtige Kombination aus Digitalisierung, einer Anwendung zur sicheren Speicherung von Informationen, externer Archivierung und dem Einsatz der richtigen Technologien wird Ihnen helfen, Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben. Mit all diesen Vorteilen haben Sie mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft!

Digitalisierung

Archive-IT hat im Laufe der Jahre eine Menge Erfahrung mit der Digitalisierung gesammelt. Ob es sich um Verkaufsakten, Informationen über Fahrzeuge oder Personaldaten handelt, Archive-IT hat für jede Art und jedes Format von Dokumenten eine Lösung. Nach der Digitalisierung stehen Ihnen alle Dokumente an einem Ort zur Verfügung, was die Kontinuität Ihrer Arbeitsprozesse gewährleistet; Informationen können von verschiedenen Orten und von mehreren Personen gleichzeitig mit den richtigen Rechten abgerufen werden. Wir empfehlen Ihnen, nur Dokumente zu digitalisieren, die Sie in Ihrer täglichen Arbeit häufig verwenden.

Vorteile der Digitalisierung:

• In Ihrem Betrieb wird wertvoller Platz frei.
• Ihre Dokumente sind nicht mehr ortsabhängig und stehen somit in der Werkstatt, im Büro und im Ausstellungsraum zur Verfügung.
• Bisher unübersichtliche Aktenordner sind digital kompakt gespeichert und gut organisiert.
• Einfache Bereitstellung der richtigen Dateien für Audits.
• Eine digitale Vernichtung nach der Aufbewahrungsfrist, die dem EU-DSGVO entspricht, lässt sich leicht realisieren.

Digitale Archivierung

Unternehmen haben viele verschiedene Informationsflüsse. Die Daten stammen aus verschiedenen Anwendungen und sind zum Teil physisch und zum Teil bereits digital. Wenn Sie sich für ein digitales Archiv von Archive-IT entscheiden, haben Sie und Ihre Mitarbeiter einen sicheren, vertrauenswürdigen und benutzerfreundlichen Zugang zu Ihrem Informationsmanagement, was zu höherer Effizienz und niedrigeren Kosten führt. Sie haben einen sicheren Zugriff, wo und wann immer Sie wollen, eine Autorisierung auf detaillierter Ebene und können Metadaten mit Ihren Dateien verknüpfen, um Daten anzureichern. Für jeden gibt es eine passende Lösung, eigenständig oder integriert in Ihr Dealer Management System.

Physische Archivierung

Dokumente, die im täglichen Arbeitsablauf nicht oder kaum noch benötigt werden, aber dennoch aufbewahrt werden müssen, können auch extern abgelegt werden. Deshalb hat Archive-IT drei Formen der Archivlagerung entwickelt: Palettenlagerung, individuelle Lagerung und konditionierte Lagerung. Gemeinsam mit einem Berater können Sie schauen, welches Angebot am besten zu Ihnen passt! Durch die physische Archivierung verfügen Sie über mehr freien Speicherplatz in Ihrem Unternehmen, die Aufbewahrungsfristen sind einfach zu verwalten und die Sicherheit Ihrer Dokumente ist besser gewährleistet.