Seit 2000 bietet die Stichting Meedoen in Rotterdam Schulkindern im Alter von 4 bis 18 Jahren aus Rotterdamer Familien mit minimalen finanziellen Mitteln materielle und immaterielle Unterstützung an. Meedoen in Rotterdam konzentriert sich darauf, die soziale Ausgrenzung dieser Kinder zu verhindern, indem ihnen die Teilnahme an Schulaktivitäten in geschlossenen Räumen und im Freien ermöglicht wird.
Die Stichting Meedoen in Rotterdam ist seit 2017 ein zufriedener Kunde der Dienstleistungen und Software von Archive-IT. Caroline van Laar, Koordinatorin bei Stichting Meedoen in Rotterdam, spricht über ihre Erfahrungen mit Archive-IT.
Wie sind Sie bei Archive-IT gelandet?
„Damals benutzten wir noch physische Hängemappen, die wir in Aktenschränken archivierten. Als Organisation sind wir jedoch im Laufe der Jahre so stark gewachsen, dass es einmal mehr als 4000 Hängemappen gab. Wir konnten den Wald durch die Bäume nicht mehr sehen, und der Raum wurde immer enger. Infolgedessen wurde die Suche zwischen diesen Aktenbergen immer schwieriger. Es musste so schnell wie möglich eine Lösung gefunden werden. Nachdem wir mögliche Lösungen untersucht hatten, sind wir bei Archive-IT gelandet. Als Archive-IT bei einem Termin die Möglichkeiten erläuterte und eine Demo des Systems gab, waren wir sofort begeistert.“
Digitalisierung von Dateien
Archive-IT hat zwei Bände mit Kundenakten für die Stichting Meedoen in Rotterdam digitalisiert. Darüber hinaus haben sie sich dafür entschieden, die digitalisierten Dateien in das Virtual Archive zu importieren. Ein System, in dem sie immer noch täglich arbeiten, um Dokumente einzusehen, aber auch um neue Informationen hinzuzufügen. Dies hat der Stichting Meedoen in Rotterdam viel Raum gegeben. Caroline: „Wir haben nicht nur Platz, sondern auch Zeit gespart. Wenn wir etwas suchen, können wir es sehr schnell und einfach finden. Das ist eine Erleichterung.“
Wie erleben Sie das Virtual Archive?
„Das Virtual Archive ist sehr benutzerfreundlich. Am Anfang waren wir etwas zögerlich bei der Entscheidung, vollständig digital zu arbeiten. Vor allem, weil wir an altmodische Archivierung gewöhnt sind. Aber es hat sehr gut funktioniert, und bis jetzt läuft alles reibungslos und ohne Probleme. Mir gefällt auch die Tatsache, dass das Virtual Archive noch weiterentwickelt und optimiert wird. Zum Beispiel finden wir den virtuellen Druckertreiber eine sehr wertvolle Funktionalität. Damit können Sie ein Dokument digital ‚drucken‘, so dass es sofort in der richtigen Datei landet.“
Kundenfreundlich und professionell
Caroline schließt mit: „Ich kann jeder Organisation empfehlen, mit dem Virtual Archive zu arbeiten, wenn es um die Verwaltung (digitaler) Dateien geht. Nicht nur das System wird empfohlen, sondern auch Archive-IT als Organisation. Wenn ich Hilfe brauche, kann ich jederzeit anrufen und freundliche Hilfe bekommen. Ich liebe es auch, mit uns mitzudenken! Professionalität und Kundenfreundlichkeit sind bei Archive-IT das Gebot der Stunde.“