Bei der Via Jeugd können Jugendliche und junge Erwachsene Jugendschutz, Jugendhilfe, Behandlung und Bildung besuchen. Mit 250 Mitarbeitern sorgen sie dafür, dass junge Menschen, die etwas strafbar gemacht haben oder im Verdacht stehen, dies zu tun oder schwere Verhaltensprobleme haben, täglich intensiv behandelt werden.
Die P&O-Abteilung von Via Jeugd hat sich an Archive-IT gewandt, um ihre digitalen Ambitionen zu verwirklichen. Sie wollten nicht mehr mit Papierakten arbeiten, weil sie glauben, dass dies viel effizienter und sicherer möglich ist. Rick Gerritsen, Personalreferent bei Via Jeugd, hat den Prozess unter seine Fittiche genommen und ist mit der neuen digitalen Situation sehr zufrieden.
Vertrauen in die Zusammenarbeit
„In der Zwischenzeit ist unsere digitale Personalumgebung in Raet vollständig eingerichtet. Um sicherzustellen, dass es nur eine Wahrheit gibt und wir nicht auf allen Arten von Informationsinseln arbeiten, mussten wir eine einheitliche Umgebung mit allen Personalinformationen schaffen“, sagt Rick Gerritsen. „Wenn Sie mit einer digitalen Personalakte beginnen und noch alle historischen Informationen auf Papier haben, führt dies nur zu Ineffizienz. Auf Anraten der AAG, unserem Partner für die Implementierung der Raet-Lösung, kamen wir mit Archive-IT in Kontakt. Die guten Erfahrungen, Erklärungen und Angebote von Archive-IT haben uns das Vertrauen gegeben, mit ihnen zu arbeiten.“
Rechtsgültig
Die Papierakten wurden nach der Digitalisierung nicht vernichtet und werden noch immer in physischer Form von der Via Jeugd aufbewahrt. Alle offiziellen Dokumente, wie z.B. ein Arbeitsvertrag, werden von der Via Jeugd aufbewahrt, falls es jemals zu einer Situation kommt, in der nur das ursprüngliche Papierdokument als rechtsgültig angesehen wird.
Transparent – anno 2017
Rick Gerritsen weiter: „Ab Februar 2017 haben alle Kollegen bei Via Jeugd Zugang zu einer eigenen digitalen Personalakte. Auf diese Weise werden wir zu einer transparenten Organisation, die Einblick in die Informationen gibt, auf die der Mitarbeiter Anspruch hat. Sicherer Zugriff, wenn ein Mitarbeiter ihn benötigt. Das ist uns wichtig.“
In Zusammenarbeit mit AAG und Archive-IT konnte Via Jeugd diese Professionalisierung zu unserer Zufriedenheit durchführen. Via Jeugd ist ein fortschrittliches Unternehmen mit einem hohen Qualitätsniveau, zu dem dieses Projekt beiträgt.