Volle Aktenschränke, unübersichtliche Schubladen, Ordner, die im Weg sind und nicht die richtigen Informationen finden, wenn man sie braucht. Erkennen Sie sich dabei wieder? Viele Unternehmen können die Informationen aus ihrem Papierarchiv nur sehr ineffizient nutzen. Akten und Dokumente müssen meist aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden, werden aber im Tagesgeschäft nur selten benötigt.
Physische Archivierung
Speichern Sie Ihr Archiv extern
Nicht jedes Archiv muss auf dieselbe Weise gespeichert werden. Um unseren Kunden die passende Lösung zu bieten, hat Archive-IT drei Formen der Archivspeicherung entwickelt. Welche Art der Archivierung am besten geeignet ist, hängt von der Aktualität, der Häufigkeit der Abfrage, der Aufbewahrungsdauer, der Art des Archivs, den Wünschen und dem Budget ab. Unsere Berater helfen Ihnen bei der Entscheidung, welche Lösung am besten geeignet ist. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die von Archive-IT angebotenen Speichermöglichkeiten.
Durch die externe Speicherung von Archiven erreichen Sie Folgendes:
- Wertvoller Platz wird innerhalb Ihrer Organisation frei.
- Sie können den Zugriff auf die Dokumente transparent und sicher steuern.
- Archivdokumente lassen sich 'on demand' anfordern.
- Einfache Vernichtung von nicht mehr benötigten Dokumenten.
- Hohe Sicherheit.
- Geringerer Personalaufwand.
Paletten Lagerung
Archive, die kaum konsultiert werden, aber dennoch z.B. eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist einhalten müssen, werden am besten auf Paletten gelagert.
- Archiv wird in Boxen oder Ordnern organisiert.
- Niedrige jährliche Lagerkosten.
- Sie benötigen ein Dokument? Digital innerhalb von 24 Stunden über Scanning on Demand!
Individuelle Lagerung
Haben Sie noch Papierakten, die Sie nicht täglich benötigen, die aber bei Bedarf schnell verfügbar sein müssen? Die Speicherung auf Aktenebene ist schnell und vollständig:
- Akten werden individuell registriert und archiviert.
- Hohe Sicherheitsmaßnahmen, physisch und digital.
- Durch Scanning on Demand ist Ihre Akte innerhalb von 1,5 Stunden digital!
Klimatisierte Lagerung
Oft handelt es sich dabei um Archive, die über Hunderte von Jahren oder sogar auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden müssen.
- Hohe Sicherheitsmaßnahmen, physisch und digital
- Ausgestattet mit einem umfangreichen Klimatisierungssystem
- Archiv bleibt über Scanning on Demand verfügbar
Interessiert?
Füllen Sie das Formular aus und vereinbaren Sie einen (Online-)Termin mit einem unserer Mitarbeiter. Weitere Fragen? Fordern Sie hier weitere Informationen an.
Reference
„Die konstante Temperatur, das Löschgassystem, die Luftfeuchtigkeit und die Sicherheit sind erstklassig. Da die Kartons unterschiedliche Abmessungen haben, war es schwierig, sie in unserem eigenen Archiv zu lagern. Bei Archive-IT bauten sie die Regale um, um die Kartons zu archivieren. Auf diese Weise müssen wir nichts wieder aufbauen, das spart uns eine Menge Geld!“
Hans van de Mortel
| Städtischer Archivar,
„Wenn Sie sehen, was Archive-IT tut, um Informationssicherheit auf hohem Niveau zu erhalten und zu halten, wissen Sie: Für Service, Qualität und Pflege müssen Sie bei Archive-IT sein.“
Debora Janssen | Rechtsanwaltssekretärin
| Rechtssekretärin,
„Neben dem zu vernichtenden Archiv werden auch die von Archive-IT digitalisierten Dateien extern gespeichert. Wenn wir eine Anfrage aus den in den Räumlichkeiten von Archive-IT gespeicherten Dateien stellen, wird diese immer ordentlich und pünktlich geliefert. Darauf kannst du dich verlassen.“
Unsere Kunden
