Seit Generationen bietet MIK Kinderopvang vertrauenswürdige und erschwingliche Kinderbetreuung in Maastricht, im westlichen Bergbaugebiet und im Heuvelland an. Mit liebevoller & professioneller Aufmerksamkeit für jedes Kind von 0 bis 13 Jahren. Bei MIK finden sie es wichtig, dass sich die Kinder in den Kindertagesstätten sicher und geborgen fühlen. Es gibt viel Platz zum Spielen und Lernen beim Spielen. Dem Raum, dem Spielmaterial und dem Tagesrhythmus wird viel Aufmerksamkeit geschenkt.
Aufräumen; eine zeitraubende Arbeit
Yvonne Gregoire, Referentin für Personalverwaltung, war an dem Projekt zur Digitalisierung und Integration der Personalakten innerhalb von Raet beteiligt. MIK entschied sich dafür, die Dateien selbst zu bereinigen, eine zeitraubende Arbeit. Yvonne: „Obwohl die Akten die gleiche Struktur hatten, musste pro Akte beurteilt werden, welche Teile erhalten werden konnten und welche nicht. Deshalb haben wir beschlossen, dies nicht auszulagern.“
Test-Dateien
Nach der Bereinigung wurden drei Akten getestet, um sicherzustellen, dass die Akten den Erwartungen und Anforderungen von Yvonne und ihren Kollegen entsprachen. Yvonne sagt: „Hier können Sie herausfinden, worum es geht, denn eine Akte ist dicker als die andere. Jetzt sind die Dateien in Raet, sie sind einfach zu benutzen und ich kann alles leicht finden. Ich bin immer noch damit beschäftigt, die Akten durchzugehen und zu prüfen, ob alles in gutem Zustand ist, glücklicherweise ist es sehr einfach, die Dinge anzupassen.“
In der HRM-Abteilung des MIK wird von nun an alles digitalisiert: „Alles, was jetzt hereinkommt, wird sofort gescannt und der Akte hinzugefügt. Ein Arbeitsvertrag wird nach wie vor ausgedruckt, verschickt und nach der Rückkehr wieder eingescannt. In Zukunft hoffen wir, auch dies digitalisieren zu können.“
Gute Referenzen
MIK Kinderbetreuung hat mit Raet wegen der Digitalisierung von Dateien Kontakt aufgenommen, Archive-IT war einer der möglichen Kandidaten. Warum wurde schließlich Archive-IT gewählt? „Die Arbeitsweise von Archive-IT hat mich am meisten angesprochen, und außerdem sind Sie in Limburg ansässig, was uns ein angenehmes und vertrautes Gefühl vermittelt hat. Darüber hinaus erhielten wir drei Referenzen, die ich kontaktiert habe. Ich fragte nach den Erfahrungen und dem Prozess der Digitalisierung. Alle Referenzen waren mit Archive-IT sehr zufrieden. Das war der entscheidende Faktor!“
Aftersales
„Wenn ich nach dem Scannen Fragen hatte, konnte ich mich jederzeit an den Archive-IT-Projektleiter wenden. Es ist immer möglich, dass kleine Dinge unklar sind oder so etwas, aber es ist schön, dass Archive-IT auch nach dem Scan noch verfügbar ist. Ich habe dies während des Prozesses auch als positiv erlebt.“
Yvonne deutet an: „Das Projekt lief gut, ich kann nicht mehr daraus machen!“