Problemstellung
Das Bureau Inkomens Beheer (BIB) in Brunssum wollte sich vom Papier verabschieden. Sie arbeiteten bereits weitgehend digital, so dass das Papierarchiv teilweise ineffizient war und den Überblick verlor. Außerdem nahmen die Ordner viel unnötigen Platz in Anspruch, und sie sahen eine Chance für Verbesserungen im Bereich der Informationssicherheit. Ein Grund mehr, auf ein vollständig digitales Archiv umzusteigen.
Lösung
Das BIB entschied sich, Archive-IT mit der Digitalisierung seiner Kundenakten zu beauftragen. Jede Kundendatei besteht aus einer Datei mit eindeutigen Kundeninformationen. Diese Kundeninformationen sind auf der Rückseite der Mappe beschrieben, ergänzt durch ein vom BIB geliefertes Excel-Dokument mit den Metadaten pro Mappe. Da Teile der Akte bereits digital im BIB vorhanden waren, hat Archive-IT nur Teile der Akte digitalisiert und die anderen Dokumente entfernt. Nach dieser Bereinigung und sorgfältigen Digitalisierung wurden die digitalisierten Dateien in das System des BIB exportiert. Dort werden die Dateien in einer vertrauten Umgebung eingesehen.
Ergebnis
- Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig eine Akte einsehen.
- Der freie Platz wird für andere Zwecke genutzt.
- Keine unnötig lange Suche nach einer Datei mehr, was die Effizienz erhöht.
- Übersichtliches Archiv an einem zugänglichen Ort.