Koraal bietet Pflege, Bildung und Arbeit für Menschen mit schweren Behinderungen und komplexen Verhaltens- und/oder psychiatrischen Problemen. Sie haben verschiedene Standorte in Noord-Brabant und Limburg. Koraal ist eine ehrgeizige Organisation, die nach Qualität strebt. Sie setzen zunehmend auf Professionalisierung und Zentralisierung. Sie tun dies, um Prozesse effizienter zu gestalten, aber auch um Klarheit, Transparenz und Qualität zu erhöhen.
Ausschreibungsverfahren
Lyria Struik, HRM Policy Officer bei Koraal, war eng in das Projekt zur Digitalisierung der Personalakten von Koraal eingebunden. Zuvor folgte ein intensives Ausschreibungsverfahren, bei dem mehrere Lieferanten verglichen wurden. Nach einer ersten Lieferantenbewertung blieben mehrere Parteien übrig, die anschließend eine Präsentation hielten. Während der Präsentation wurden alle Fachgebiete aus Koraal übernommen, wie z.B. der AFAS-Anwendungsmanager und der Security Officer.
Schließlich fiel die Entscheidung für die Zusammenarbeit mit Archive-IT! Lyria sagt: „Das Angebot an Archive-IT passt sehr gut zu der Nachfrage aus Koraal. Das Preis-Leistungs-Verhältnis war das beste, mit dem Schwerpunkt auf Qualität und Sorgfalt. Die klare und transparente Darstellung gab uns Zuversicht, die bei unserer Entscheidung sicherlich berücksichtigt wurde“.
Erfolgreiches Projekt
Es war ein intensives und lehrreiches Projekt. Koraal hat auf die Gesetze und Vorschriften des GDPR bestanden. Ziel war es, die Personalakten vor der Digitalisierung vollständig GDPR-tauglich zu machen. Das bedeutet unter anderem, dass es in der Datei keine Dokumente gibt, die nicht (oder nicht mehr) relevant sind. Basierend auf den Gesetzen und Verordnungen und der Politik von Koraal wurde eine Liste erstellt, mit der das Reinigungspersonal von Archive-IT jede einzelne Datei neu organisiert hat. Letztendlich wurden die Akten entsprechend der neuen Klassifizierung digitalisiert.
Lyria: „Die Kommunikation mit Archive-IT war sehr angenehm. Auch während des Projekts konnten wir den Projektleiter bei Fragen jederzeit kontaktieren und es wurde wirklich Zeit für uns genommen. Im Falle von Unsicherheiten zögerte sie nicht, in das Auto zu steigen und den Umfang des Projekts persönlich durchzugehen und sicherzustellen, dass alle auf der gleichen Seite waren. Diese Hands-on-Mentalität war sehr aufschlussreich“.
Archive-IT hat vor dem Projekt eine Planung durchgeführt. Eine gute Planung war entscheidend, denn die Dateien mussten an jedem Ort gesammelt werden. Bei einer Änderung von Koraal hat Archive-IT die Planung entsprechend angepasst. Lyria genoss die Flexibilität und das Mitdenken. Sie würde Archive-IT sicherlich empfehlen, wenn es um die Digitalisierung von Dateien geht!
Zugänglichkeit bei der Digitalisierung
Honoré Martens, Teamleiter Personalunterstützung, spricht ebenfalls über seine Erfahrungen. In seiner Rolle benötigt er regelmäßig eine Datei. Insgesamt handelte es sich dabei um eine beträchtliche Anzahl von Personalakten, so dass bereits während des Digitalisierungsprozesses eine Datei mit einiger Häufigkeit benötigt wurde. Schließlich wurden alle Dateien in AFAS importiert, aber Archive-IT verwendete während des Digitalisierungsprozesses eine eigene Softwarelösung, das Virtual Archive. Über das virtuelle Archiv kann eine Datei während des Prozesses prioritär digitalisiert werden. Auf diese Weise hatte Koraal während des Projekts jederzeit Zugriff auf die Dateien. Honoré: „Das Virtual Archive ist vollständig gemäß den Berechtigungen von Koraal eingerichtet, so dass ich einfach und vor allem sicher eine Prioritätsdatei anfordern kann, wenn sie noch nicht digitalisiert wurde. Dies geschah immer rechtzeitig. Auf diese Weise wurden wir nicht durch die Digitalisierung behindert und alle Akten waren uns jederzeit zugänglich.“
Koraal, vielen Dank für dein Vertrauen!