Inca Medical ist eine Outsourcing-Agentur mit Sitz in Utrecht. Sie vermitteln Anästhesieschwestern unter anderem an Krankenhäuser in Utrecht, Nieuwegein, Gouda und Ede. Darüber hinaus denken sie gerne mit, um die Kontinuität und Optimierung der Operationssäle zu erhöhen.
Gemma van Oostrom, Management Support, ist in der Verwaltung tätig und für die Führung der Personalakten zuständig. Bei der Arbeit von zu Hause aus wurde noch deutlicher, dass die Personalakten in Papierform viele Einschränkungen hatten, da sie einfach in einem Aktenschrank im Büro archiviert wurden. Die gemeinsame Nutzung der Dateien durch die Mitarbeiter wurde ebenfalls als schwierig empfunden, solange die Datei nur in physischer Form gespeichert war.
Das Gefühl war von Anfang an richtig
Inca Medical hat zwei Unternehmen um ein Angebot gebeten. Letztendlich haben sie sich für Archive-IT entschieden, nicht nur wegen des Angebots, sondern auch wegen des Gefühls, das sie hatten. Gemma: „Das Gefühl hat von Anfang an gestimmt; das Angebot sah ordentlich aus und alle Fragen wurden sofort beantwortet. Archive-IT schickte die Kartons, die ich mit den Akten füllte. Sie wurden dann von einem Kurier abgeholt. Seit zwei Jahren werden alle neuen Mitarbeiter sofort digital registriert. Wir haben die Akten von Mitarbeitern, die seit Jahren im Dienst sind, digitalisieren lassen. Es handelt sich oft um dicke Dossiers, so dass ich lange nach dem richtigen Dokument suchen musste. Inca Medical hat die Akten von Mitarbeitern, die aus dem Dienst ausgeschieden sind, im sicheren Archiv von Archive-IT aufbewahrt, anstatt sie zu digitalisieren. Dies war eine kostengünstige und effiziente Lösung, da wir sie nicht mehr benötigen, aber sie müssen einige Jahre lang aufbewahrt werden, bis die Aufbewahrungsfrist abläuft.“
Schnellere und einfachere Suche
„Jetzt, wo die Akten digital sind, geht die Suche nach Informationen viel schneller. Ganz gleich, wie dick die Datei ist, mit der praktischen Suchfunktion gelangen Sie mit einem einzigen Mausklick zum richtigen Dokument, ohne die gesamte Datei durchblättern zu müssen. Alle Mitarbeiterakten sind jetzt digital. Wir werden dafür sorgen, dass die Akten bald für die Mitarbeiter selbst zur Verfügung stehen, was sehr transparent ist!“
Der Aktenschrank ist aus der Tür
Gemma: „Der Kontakt mit dem Kundenbetreuer und dem Projektleiter war angenehm. Alle Vereinbarungen wurden ordnungsgemäß eingehalten. Zu Beginn wurde eine Reihe von Testdateien digitalisiert, damit Sie sofort eine Vorstellung davon haben, wie die digitale Datei aussehen wird. Mit einigen kleinen Änderungen wurde die Datei nach unseren Wünschen eingerichtet. Anschließend wurden die anderen Akten digitalisiert. Ich kann sie jetzt leicht konsultieren, auch wenn ich zu Hause arbeite. Der Aktenschrank wurde entfernt, so dass ich auch mehr Platz habe. Ideal!“
Archive-IT bedankt sich bei Inca Medical für ihr Vertrauen! Sind Sie neugierig, wie der Digitalisierungsprozess funktioniert? Lesen Sie hier mehr darüber!