Langedijk ist eine Gemeinde in der Provinz Nordholland, zehn Kilometer nordöstlich von Alkmaar. Mit über 27.000 Einwohnern ist sie eine mittelständische Gemeinde. Im Jahr 2014 beschloss die Gemeinde, die Arbeits- und Einkommensprozesse an die interkommunalen Sozialdienste auszulagern. Diese Entscheidung war der Startschuss für die Digitalisierung der Arbeits- und Einkommensdateien der Gemeinde Langedijk.
Zusammenarbeiten
Die interkommunale Sozialdienst (ISD) Stop Work ist ein Gemeinschaftsunternehmen der Gemeinden Heerhugowaard, Alkmaar und Langedijk, das am 1. Januar 2015 gegründet wurde, um die Umsetzung des Beteiligungsgesetzes gemeinsam anzugehen. Am 1. Juli 2014 wurde das Beteiligungsgesetz als Ersatz für das Arbeits- und Unterstützungsgesetz (Wwb), das Sozialbeschäftigungsgesetz (WSW) und einen großen Teil des Arbeits- und Beschäftigungsförderungsgesetzes für junge Behinderte (Wajong) verabschiedet. Die ISD Workplace Station wird die Umsetzung dieses Gesetzes übernehmen, so dass die Kräfte gebündelt und Effizienzvorteile erzielt werden können. Durch die Zusammenarbeit zwischen den Kommunen und der ISD Work Stop kam die Gemeinde Langedijk mit Archive-IT in Kontakt. Die Gemeinde Alkmaar hatte bereits Erfahrungen mit Archive-IT, dank früherer Projekte, mit denen sie zufrieden sind. Die Entscheidung für Archive-IT fiel nach einer gründlichen Untersuchung, bei der verschiedene Kriterien abgewogen wurden. Ein wichtiges Kriterium war das ISO 27001-Zertifikat, das für Informationssicherheit steht. „Wir arbeiten mit datenschutzrelevanten Dokumenten und das hat Archive-IT in Ordnung“, sagt Alex Huisman, Informatisering en Automatisering Advisor bei der Gemeinde Langedijk.
Einführung in das Beteiligungsrecht
Die Arbeits- und Einkommensdateien der Gemeinde Langedijk wurden alle digital im Dokumentenmanagementsystem der Gemeinde Alkmaar geliefert, das die ICT-Unterstützung des Haltewerks bereitstellt. Die Gemeinde Langedijk hat die physischen Akten nach der Digitalisierung wieder in ihrem eigenen Archiv rekonstruiert. Die Einrichtung der ISD Stop Work war daher der Startschuss für die vorrangige Digitalisierung dieser Dateien. Kurzfristig musste alles digital sein, damit Halte WerkD mit dem Inkrafttreten des Beteiligungsgesetzes beginnen konnte.
Durchdacht und Schritt für Schritt
Die digitale Arbeit ist der Gemeinde nicht unbekannt. „Wir arbeiten mit digitalen Postsendungen“, sagt Huisman. „Täglich werden Sendungen von unseren eigenen Mitarbeitern gescannt, digital gespeichert und dem Arbeitsvorrat der richtigen Person hinzugefügt, und ein Projekt wie das Scannen und Öffnen der Arbeits- und Einkommensdateien ist für unsere Gemeinde ein natürlicher nächster Schritt zu einer neuen digitalen Arbeitsweise. Wir arbeiten derzeit an einem Handbuch, um die Prozesse der Digitalisierung abzubilden. Unser Wunsch ist es, mit der Umsetzung nach dem Sommer zu beginnen, die vom Department of Documentary Information Provision (DIV) erstellt wird. Zunächst einmal werden wir uns auf die Digitalisierung von Stücken konzentrieren, die keine lange Aufbewahrungsfrist haben, mit dem Ziel, diese Stücke nicht mehr physisch lagern zu müssen. Eine digitale Gemeinde, das ist es, was wir sein wollen.“
„Wir arbeiten hart daran, die Gemeinde auf neue Gesetze und Vorschriften wie das Umweltgesetz und Entwicklungen wie den e-ID vorzubereiten. Eine effizientere Nutzung von Zeit und Papier ist von Vorteil. Die Grundlage für die Erreichung dieses Ziels ist die vorherige Digitalisierung von Informationen und nicht die anschließende Digitalisierung von Informationen. Auf diese Weise können wir den Arbeitsprozess anpassen, die digitale Arbeit wird zunehmen und wir können diese Entwicklungen immer besser in unsere Arbeitsprozesse integrieren.“