Eine Personalabteilung innerhalb eines Unternehmens hat es oft mit verschiedenen Informationsinseln zu tun. Häufig kommt zwar Recruiting-Software oder ein ATS zum Einsatz, aber gleichzeitig existieren zahlreiche Schränke mit Personalakten aus Papier. Darüber hinaus werden digitale Akten von Mitarbeitern manchmal in einer selbst gewählten Ordnerstruktur auf einem gemeinsamen Laufwerk archiviert. Wir denken, dass das transparenter, effizienter und einfach besser geht. Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe und -prozesse durch intelligente Digitalisierung Ihrer Personalakten mit Archive-IT.
Personalakten digitalisieren lassen
Auf dem Weg zur digitalen Personalakte
Viele bestehende Systeme verfügen lediglich über ein Modul zur rudimentären Archivierung von Dokumenten als Online-Personalakte. Doch durch die komplette Digitalisierung Ihres Archivs mit Personalakten und deren Integration in Ihr bestehendes System finden Sie alle relevanten Informationen über Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an einer zentralen Stelle. Ganz nebenbei können Sie sich dann auch den Platz für Ihre Aktenordner sparen...
Falls Sie neben den Papierordnern auch digitale Ordner haben, können Sie diese mit Archive-IT ebenfalls in Ihre digitale Anwendung migrieren. Auf diese Weise haben Sie nicht nur direkten Zugriff auf alle Informationen eines Mitarbeiters, sondern können demselben Mitarbeiter auch einen transparenten Zugriff auf seine eigene Akte geben.
Ihre Möglichkeiten bei der Digitalisierung von Personalakten
Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, Ihre Papierpersonalakten zu digitalisieren. Grob gesagt können wir drei Formen unterscheiden:
- Digitalisierung auf Datei-/Tab-Ebene.
- Digitalisierung anhand ausgewählter Schlüsseldokumente.
- Digitalisierung auf Dokumentenebene.
Warum sollte ich Personalakten digitalisieren (lassen)?
- Es wird wertvoller Platz frei.
- Alle Informationen über Mitarbeitende werden an einem zentralen Ort strukturiert gespeichert.
- Sie können die Vorgaben der DSGVO leichter erfüllen (Compliance).
- Sie können Zugriffsrechte und die Datensicherheit besser gewährleisten.
- Sie können Ihren Mitarbeitenden mehr Transparenz bieten.
- Sie können jederzeit von überall auf Ihre Daten zugreifen.
Unverbindliche Beratung
Um herauszufinden, welche Art der Digitalisierung am besten zu Ihren Wünschen, Anforderungen und Ihrem Budget passt, raten wir Ihnen immer zu einem unverbindlichen Gespräch mit einem unserer Kollegen. Gemeinsam schauen wir uns das Layout der Papierdateien an, das Layout, das Sie digital verwenden (oder verwenden möchten) und Ihre Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit.
Anbindung an Ihre Software dank eigener Schnittstellen
Wir nutzen bereits Schnittstellen zu SAP. So stellen wir sicher, dass alle digitalisierten Dokumente direkt in Ihr System importiert und dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet werden.
Arbeiten Sie mit Software, für die wir keine Standardschnittstelle nutzen können? Überhaupt kein Problem! Archive-IT setzt sich mit dem Anbieter in Verbindung und sorgt dafür, dass die digitalisierten Dateien in der richtigen Form angeliefert werden, so dass sie in großen Mengen importiert werden können. Möchten Sie mehr über die Datenintegration erfahren? Dann nutzen Sie unser Kontaktformular, um einen unverbindlichen Beratungstermin zu vereinbaren.
Machen Sie mit Vitalisierung mehr aus Ihren Daten
Archive-IT nutzt intelligente Technologie, um unstrukturierte Daten in strukturierte Informationen zu verwandeln. Dies geschieht u.a. durch Klassifizierung, Datenextraktion und OCR. Wir haben einen eigenen Begriff dafür erfunden: Vitalisierung! Auf diese Weise versehen wir Ihre Dokumente mit Metadaten, die Ihnen z. B. helfen, die richtigen Informationen zu finden, Dokumente zu kategorisieren und Ihre Aufbewahrungsrichtlinien einzurichten. Lesen Sie mehr darüber, wie dieser Prozess funktioniert!
Was kostet die Digitalisierung und Archivierung von Personalakten?
Die Kosten für die Digitalisierung von Personalakten hängt stark vom Umfang, der Digitalisierungsmethode und der eingesetzten Technologie ab. Deshalb wäre es unseriös an dieser Stelle Pauschalpreise zu nennen.
Doch nutzen Sie die Gelegenheit und vereinbaren hier einen Termin mit unseren Experten für Digitalisierung und Archivierung. Nach einem unverbindlichen Beratungsgespräch wissen wir mehr über Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen und können Ihnen ein faires, transparentes und unverbindliches Angebot machen.
Personalakten digitalisieren und archivieren – professionell, innovativ, sicher – mit Archive-IT!
Interessiert?
Füllen Sie das Formular aus und vereinbaren Sie einen (Online-)Termin mit einem unserer Mitarbeiter. Weitere Fragen? Fordern Sie hier weitere Informationen an.
Reference
„Es ist uns wichtig, dass die Sicherheit der Daten unserer Mitarbeiter gewährleistet ist. Dies sind datenschutzrelevante Informationen, die Sie ernst nehmen müssen. Uns wurde schnell klar, dass Archive-IT großen Wert auf Informationssicherheit legt, mit dem ISO 27001 Zertifikat als Bestätigung.“
Joan Damen
,
“Inzwischen haben wir etwa 725 Dateien über Archive-IT digitalisiert und das ist sehr gut. Unsere Akten sind nun für autorisierte Personen leicht zugänglich. Die Dateien wurden auf die richtige Weise gescannt, genau nach den Vereinbarungen, die wir mit Archive-IT getroffen haben. Wir mögen auch die Integration in Raet sehr; so arbeiten wir weiterhin mit unserem vertrauten System, was sehr angenehm ist.“
Jeannette de Haan
| Mitarbeiterin Personalangelegenheiten,
„Während des Digitalisierungsprozesses hat mir vor allem die proaktive Haltung von Archive-IT gefallen. Sobald ich keine Antwort von meiner Seite erhalten habe, bekam ich sofort eine Nachricht, ob ich Hilfe brauche. Die Mitarbeiter von Archive-IT sind wirklich darauf bedacht, dass alles so reibungslos wie möglich und termingerecht wie möglich abläuft.“
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