Es gibt immer noch viele Unternehmen, die noch mit einem Papierarchiv arbeiten. Manche nutzen es, weil das schon immer so war. Andere sehen keine andere Lösung. Doch in der Praxis nehmen physische Archive meist unnötig Platz weg und es gibt kaum noch Kapazitäten. Außerdem kann nur an diesem einen Ort auf die Dokumente zugegriffen werden. Manche Unternehmen arbeiten bei der Datenarchivierung bereits digital und mit Papier. Doch auch diese hybriden Systeme stoßen an ihre Grenzen, wenn es um Effizienz und Nutzerfreundlichkeit geht. Eine sinnvolle und zielführende Lösung ist die komplette Digitalisierung Ihrer Dokumente und Akten.
Digitalisierung
Ihre Vorteile
- Sie schaffen neuen Platz in Ihrem Unternehmen.
- Sie haben jederzeit von überall Zugriff auf Ihre Dokumente.
- Sie könne Zugriffsrechte und Bearbeitungsrechte pro Datei festlegen.
- Sie erhöhen die Transparenz und Kontrolle über Ihre Datenbestände.
- Sie finden die gewünschten Informationen schneller.
- Sie können Ihre Daten anreichern, um diese mit weiteren IT-Systemen zu analysieren oder für Reports aufzubereiten.
- Sie können eine DSGVO-konforme Richtlinie zum Löschen und Bearbeiten anwenden.
Schritt für Schritt zur Ihrem digitalen Dokumentenbestand
1. Bestandsaufnahme
Ein erfahrener Berater schaut sich mit Ihnen die Dokumente an, die Sie digitalisieren wollen. Er erklärt Ihnen die Möglichkeiten und berät Sie, wie Sie diese am besten nach Ihren Wünschen, Anforderungen und Ihrem Budget umsetzen können.
2. Unverbindliches Angebot
Archive-IT macht Ihnen ein Angebot, in dem alle Details und Leistungen rund um die Datendigitalisierung aufgeführt sind.
3. Vereinbarung & Planung
Werden Sie mit Archive-IT arbeiten? Dann wird Ihnen ein Projektmanager zugewiesen, der während des Prozesses Ihr Ansprechpartner ist. Der Projektleiter vereinbart mit Ihnen die endgültigen Scan-Termine und erstellt eine Online-Planung, auf die Sie jederzeit zugreifen können, um den Prozess zu verfolgen.
4. Transport
Wir kümmern uns um den sicheren Premium-Transport von Ihrem(n) Standort(en) zum deutschen Standort von Archive-IT.
5. Anmeldung
Alle Dateien werden einzeln registriert und mit einer eindeutigen Barcode-Nummer versehen. Sie erhalten ein Empfangsprotokoll. Auf diesem Protokoll werden alle von Archive-IT registrierten Dateien aufgelistet. So garantieren wir Ihnen, dass 100% der gelieferten Dokumente auch digitalisiert wurden.
6. Scan-Vorbereitung und Reinigung
Die Dateien werden von nicht scanbaren Materialien wie Heftklammern und Büroklammern gereinigt. Der Inhalt kann auch, entsprechend der Vereinbarung, bereinigt werden.
7. Digitalisierung
Mit hochwertigen High-Volume-Scannern digitalisieren wir Ihre Dokumente im Eiltempo. Leere Seiten werden automatisch herausgefiltert.
8. Vitalisierung
Es ist möglich, Ihre Daten anzureichern, z.B. mit Hilfe von OCR, Parsing oder Datenextraktion. Dabei handelt es sich um Softwareschritte, die nach dem Digitalisierungsprozess durchgeführt werden und die Ihren Daten aufwerten.
9. Exportieren
Nach dem Digitalisieren und Vitalisieren werden die digitalen Dateien für den Export vorbereitet, z.B. in Ihr System oder in das Portal von Archive-IT.
10. Vernichtung/Lagerung/Rückgabe
Wenn das Projekt abgeschlossen ist, wird Archive-IT sowohl die digitalen als auch die physischen Daten für drei Monate aufbewahren. Nach diesen drei Monaten haben Sie die Wahl: vertrauliche Vernichtung, Einlagerung bei Archive-IT oder Rückgabe.
Wir digitalisieren Ihre Dokumente
Für jedes Projekt schauen wir, welche Art der Digitalisierung am besten geeignet ist. Archive-IT verfügt über spezielle Geräte, um eine Vielzahl von Dokumenten zu digitalisieren. Wir digitalisieren unter anderem die folgenden Dokumententypen:
Möchten Sie mehr über Ihre Möglichkeiten wissen? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf!
Was kostet die Digitalisierung Ihres Aktenarchivs?
Eine pauschale Angabe von Kosten ist an dieser Stelle nicht möglich, da jedes Projekt individuelle Anforderungen stellt. So werden unterschiedliche Datenmengen und -typen digitalisiert. Gerne erstellen wir Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot für Ihr Projekt. Nehmen Sie dazu einfach Kontakt zu uns auf, um ein unverbindliches Beratungsgespräch zu vereinbaren.
Dokumente digitalisieren lassen – professionell, sicher, nutzerfreundlich – mit Archive-IT!
Interessiert?
Füllen Sie das untenstehende Formular aus und vereinbaren Sie einen (Online-)Termin mit einem unserer Mitarbeiter. Weitere Fragen? Fordern Sie hier weitere Informationen an.
Reference
„Wenn Sie sehen, was Archive-IT tut, um Informationssicherheit auf hohem Niveau zu erhalten und zu halten, wissen Sie: Für Service, Qualität und Pflege müssen Sie bei Archive-IT sein.“
Debora Janssen | Rechtsanwaltssekretärin
| Rechtssekretärin,
“Inzwischen haben wir etwa 725 Dateien über Archive-IT digitalisiert und das ist sehr gut. Unsere Akten sind nun für autorisierte Personen leicht zugänglich. Die Dateien wurden auf die richtige Weise gescannt, genau nach den Vereinbarungen, die wir mit Archive-IT getroffen haben. Wir mögen auch die Integration in Raet sehr; so arbeiten wir weiterhin mit unserem vertrauten System, was sehr angenehm ist.“
„Während des Firmenbesuchs bei Archive-IT waren wir so beeindruckt, wie Archive-IT die Sicherung von physischen und digitalen Dateien sicherstellt, dass die Wahl schnell für uns getroffen wurde. Ein Beispiel dafür ist die Gaslöschanlage, die uns ein sehr sicheres Gefühl gab!“
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