Compliance bei Datenarchivierung & -management

AIR: Volle Compliance bei Datenarchivierung und -management

Im Zeitalter der Digitalisierung entstehen in jeder Organisation täglich Unmengen an Daten. Dabei kann schnell die Übersicht verloren gehen. Die Herausforderungen für Unternehmen in Bezug auf Compliance, gesetzlich vorgeschriebene Datenschutzbestimmungen oder Aufbewahrungsfristen werden immer größer. Ein Grund: Digitale Daten werden häufig unkontrolliert und ohne System an vielen verschiedenen Orten gespeichert. Ein Teil davon befindet sich zum Beispiel im CRM-System, ein anderer im ERP, wiederum andere Informationen werden über Outlook, SharePoint oder andere Systeme geteilt. Nicht zu vergessen sind Dateien, die auf lokalen Festplatten oder USB-Sticks gesichert werden. Da diese Dateien nicht standardisiert erfasst und archiviert wurden, ist das Suchen, Finden und Speichern im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsrichtlinien für viele Unternehmen kaum ohne Software lösbar. AIR von Archive-IT als smarte IT-Lösung bringt Ordnung ins Datenchaos.

Mehr Effizienz im Datenmanagement: AIR von Archive-IT

AIR steht für Assured Integration of Records und wird als übergreifendes System eingesetzt, um Ordnung im digitalen Chaos zu schaffen. Digitale Dokumente müssen viele Anforderungen erfüllen, die in einem digitalen Archiv aufgezeichnet werden müssen. AIR bietet alle Funktionalitäten, um Daten nicht nur rechtskonform, sondern auch nutzerfreundlich zu speichern. AIR verwendet u.a. Metadaten zum Klassifizieren, Navigieren, Suchen und Finden von Daten aus Ihrem digitalen oder physischen Archiv.

Die Highlights von AIR

Einige der Funktionalitäten, die Ihnen AIR bietet:

Digitale Archivierung und Verwaltung auf Dokumentenebene.
Über Metadaten gesteuerte, intelligente Suchfunktion.
Einrichtung eines Archivs zur Identifizierung von Dokumententypen.
Automatisch eingerichtete, umfassende und detaillierte Aufbewahrungsrichtlinien.
Verwaltung von Aufzeichnungen.
Vielfältige Schnittstellen zu anderen Systemen.

Hochladen von Dokumenten aus beliebigen Quellen.
Individueller Datenzugriff von mehreren Nutzern gleichzeitig.
Smartes und effizientes Workflow-Management.
Rechts- und datenschutzkonformes Vertragsmanagement.
Einfaches Teilen von Dateien mit Dritten außerhalb der eigenen Unternehmensstruktur.
Einfache und umfassende Rechte- und Zugriffsverwaltung.
Zugriffsrechte auf Dokumentenebene steuerbar.

Ressourcenschonende Datenarchivierung und -verwaltung

Ein digitales Archiv mit geschlossenen Dokumenten erfordert nicht nur hohe Speicherkapazitäten, sondern erzeugt auch hohe Datenvolumina. Greifen z.B. viele Nutzer gleichzeitig auf Daten zu, werden IT-Systeme oftmals an ihre Belastungsgrenzen gebracht. AIR kann für Abhilfe sorgen, indem es bestehende Systeme entlastet. Durch das Auslagern von Daten schaffen Sie Platz. archive-IT sorgt für den sicheren Datenimport in unser System.

Dies wird erreicht:

Ihr IT-System wird durch die Entlastung und das Outsourcen des Datenarchivs leistungsfähiger und schneller.
Sie können sofort eine Aufbewahrungsrichtlinie für abgeschlossene Dokumente einführen, damit Sie nichts länger als nötig aufbewahren.
Durch die intelligentere Nutzung der Speicherkapazität profitieren Sie von geringeren Betriebskosten.
Sie haben jederzeit Zugriff auf Ihre Daten und können Dokumente ohne Begrenzung sichern.

Zertifiziert nach ISO 16175:2020

Die Norm ISO 16175 stellt Prinzipien und funktionale Anforderungen an Software zur Erstellung und Verwaltung digitaler Informationen in Büroumgebungen bereit, die im International Council on Archives (ICA) international abgestimmt sind.

Damit erfüllt AIR die Anforderungen für die digitale Archivierung in voller Übereinstimmung mit den geltenden Archivgesetzen des Bundes oder der Länder. AIR eignet sich damit auch als Datenverwaltungs- und -archivierungssystem für staatliche Einrichtungen, die diese Vorschriften einhalten müssen.

AIR als integrativer Teil ihrer digitalen und physischen Archive

In einem gemeinsamen Gespräch können wir u.a. Fragen klären wie „Wo sind Hürden und Herausforderungen bei der Datenverwaltung und wie kann AIR zur Lösung beitragen?“ In einem Demo-Test können Sie sich von der Leistungsfähigkeit von AIR überzeugen. Danach erhalten Sie auf Wunsch ein unverbindliches Angebot für Ihr Unternehmen.

In 5 Schritten zum implementierten AIR-System:

Gemeinsam mit Ihnen definiert unser Team Dokumenttypen & entsprechende Metadaten.
Wir erstellen einen auf Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation abgestimmten AIR-Konzeptentwurf.
Es folgt ein Proof of Concept, mit welchem wir sichergehen, dass das System reibungslos funktioniert.
Finale Planung und Implementierung.
Start Ihres effizienten Datamanagementsystems mit AIR.