Archive-IT geht weit über die digitale oder physische Archivierung von Daten und Akten hinaus. Denn wir haben für die Verwaltung Ihrer physischen oder digitalen Dateien eine spezielle Softwarelösung entwickelt: Virtual Archive. Dieses System ist ein zentrales Verwaltungssystem für Ihre physische Akten ebenso wie für digitale und digitalisierte Daten. Entscheiden Sie sich für eine physische Archivierung mit Archive-IT? Dann können Sie jede digitalisierte Datei mit einem Tastendruck über Scanning on Demand anfordern. Sie können die digitale Datei dann über das Virtual Archive ansehen. Liegt Ihr Datenarchiv bereits digital vor oder arbeiten Sie mit einem hybriden Archiv, ist auch hier die Datenverwaltung mit Virtual Archive sicher, einfach und intuitiv. So stellen Sie nicht nur eine sichere Datenarchivierung sicher, sondern profitieren gleichzeitig von enormer Zeitersparnis dank hoher Nutzerfreundlichkeit.
Virtual Archive: Smarte Datenarchivierung und Dateiverwaltung
Warum Virtual Archive von Archive-IT Zeit und Kosten spart
Virtual Archive wurde entwickelt, um einen Einblick in alle Informationsflüsse innerhalb Ihrer Organisation zu ermöglichen. Immer mehr Unternehmen stehen vor dem Problem, das die Datenbearbeitung von Papierakten nur vor Ort erfolgen kann oder dass zuerst lange nach dem richtigen Dokument gesucht werden muss, bevor die Datei bearbeitet werden kann. Ebenso fehlt bei Papierdokumenten die Möglichkeit, schnell und einfach die gewünschten Daten zu extrahieren. Prozesse und Arbeitsabläufe werden ineffizient und sorgen für hohen Zeit- und Personalaufwand.
Virtual Archive löst diese Probleme und ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumente jederzeit und überall schnell und einfach einzusehen. Auch Benutzerrechte und Berechtigungen sind einfach einzurichten, sodass Mitarbeiter nur auf Dokumente zugreifen können, für die sie die entsprechenden Rechte erhalten haben. Darüber hinaus können Sie mit wenigen Klicks die benötigen Daten zusammenstellen und über Schnittstellen mit Ihren Systemen weiterverarbeiten, z.B. für Reportings, Statistiken oder Auswertungen.
Virtual Archive als SaaS oder On Premise
Wir bieten das Virtual Archive als SaaS- oder On Premise-Lösung an. Die SaaS-Lösung ist eine sichere Wahl, weil wir die höchstmöglichen Sicherheitsstandards einhalten. Sie möchten Ihre Daten lieber lokal speichern? Zu diesem Zweck wurde das Virtual Archive On Premise entwickelt. Die Daten werden auf Ihrem eigenen Server verwaltet und nicht auf unseren Servern gehostet. Für Sie als Anwender ändert sich dabei nichts. Sie melden sich über ihren Webbrowser an und haben Zugriff auf die Dateien und Informationen, die Sie benötigen.
Papierarchive outsourcen und digital verwalten
Virtual Archive ist nicht nur für Ihre digitalen Informationsflüsse geeignet. Die Stärke unseres Systems liegt darin, dass es sowohl mit physischen als auch digitalen Archiven kombiniert werden kann. In der Praxis gibt es trotz digitaler Transformation in jedem Unternehmen sowohl Papierakten als auch digitale Akten. Unser Virtual Archive bringt die digitale mit der analogen Welt zusammen.
So können Sie Ihr Papierarchiv z.B. im Virtual Archive speichern und dort alle Daten digital verwalten. Wird eine physische Akte benötigt? Dann können die Archivmitarbeiter mit Hilfe der Anwendung genau sehen, wo sich die Datei in der Organisation befindet. Sie können dann entweder dem Kollegen physisch zugestellt oder digitalisiert und im Virtual Archive eingesehen werden. Die Akten werden bei der Ausleihe mit einem Status versehen, so dass die Archivmitarbeiter immer wissen, wo sich die Informationen befinden.
Ein weiterer Vorteil unseres Systems: Das Dokumentenmanagement ist sehr transparent und erfüllt hohe Anforderungen an Compliance, denn alle Aktionen werden registriert und protokolliert.
Zentrale Funktionen Virtual Archive
- Einsicht in alle Informationsflüsse. Sowohl physisch als auch digital.
- Scanning-on-Demand-Service für die schnelle Bereitstellung von physischen Akten.
- Schnelle Suchergebnisse.
- Einfache Suche nach den gewünschten Informationen wie bei einer Internetsuchmaschine.
- Einfacher und sicherer Zugriff auf alle digitalen Dateien.
- 24/7 Zugriff auf alle Daten von jedem Ort der Welt.
- Einfache und sichere Rechteverwaltung zur Steuerung des Datenzugriffs.
- Bearbeiten und anschauen von Dateien durch mehrere Nutzer gleichzeitig.
- Optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung.
- Versionsgeschichte für besseres Nachvollziehen von Änderungen.
- Hohe Kontrolle durch konstante Protokollierung aller Datenzugriffe.
Einfache Einbindung in gängige Verwaltungssysteme
Arbeiten Sie bereits mit Ihrem eigenen Datenverwaltungssystem? Dann können wir unser Datenmanagementsystem dank vieler Schnittstellen einfach in Ihr integrieren. Das hat den großen Vorteil, dass Ihre Mitarbeiter weiterhin mit der gewohnten Software arbeiten können. Mit Virtual Archive entfallen somit lange Einsarbeitungszeiten. Benötigen sie eine Datei, die im Virtual Archive archiviert ist? Dann führt sie eine eigene Schaltfläche in Ihrem aktuellen System direkt zur Suchleiste und mit wenigen Klicks zu den gewünschten Informationen aus Ihrem Datenarchiv.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie sich nicht jedes Mal neu anmelden müssen. Wenn Sie Single Sign On verwenden, werden Sie direkt zur richtigen Datei geleitet. Außerdem wird Ihr Hauptsystem durch die großen Datenmengen nicht ausgebremst, da diese in Virtual Archive gespeichert sind!
Sie möchten einen schnellen, einfachen und sicheren Zugriff auf Ihre physischen und digitalen Informationsflüsse schaffen? Finden Sie Ihre Datei mit einem Klick und fügen Sie einfach neue digitale Informationen hinzu. Das Virtual Archive macht die Datenanreicherung problemlos möglich!
Weitere Vorteile von Virtual Archive:
- skalierbare Kosten: Sie bezahlen nur für die tatsächliche Nutzung.
- hohe Sicherheit: Updates werden zentral eingespielt.
- umfassender Service: Wir übernehmen Wartung und Upgrades automatisch.
- maximale Flexibilität: Sie können jederzeit von überall auf Ihre Daten zugreifen.
Fordern Sie die Demo an!
Lernen Sie jetzt Ihre Möglichkeiten mit dem smarten Virtual Archive von Archive-IT kennen und vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unseren Experten.
Preview Virtual Archive demo
Reference
"Die Qualität der Dienstleistung ist etwas, das Archive-IT für uns auszeichnet. Sie benötigen Informationen zu einer Rechnung? Weitere Fragen? Uns wird immer schnell und umfassend geholfen."
Rosemary van Beljouw
| Leiterin Ambulante Pflege,
"Ich kann jeder Organisation empfehlen, mit Virtual Archive zusammenzuarbeiten, wenn es um die Verwaltung von (digitalen) Akten geht. Nicht nur das System ist empfehlenswert, sondern auch Archive-IT als Organisation. Wenn ich Hilfe brauche, kann ich immer anrufen und mir wird freundlich geholfen. Ich finde auch die Art und Weise, wie sie mit uns mitdenken, super! Professionalität und Kundenfreundlichkeit sind bei Archive-IT an der Tagesordnung."
Caroline van Laar
| Koordinator,
„Einer der Hauptvorteile von Virtual Archive ist, dass es nicht mehr in Ihren eigenen Händen liegt, Updates einfach automatisch durchgeführt werden können und wir natürlich jederzeit und an jedem Ort auf unsere Informationen zugreifen können.“
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