„Wir haben sehr gute Erfahrungen mit Archive-IT gemacht. Und vor allem der Service. Wenn du es schnell willst, kannst du es schnell machen. Du kannst einfach Vereinbarungen darüber treffen. Es gibt eine sehr gute Unterstützung. Es gibt immer eine Lösung.“
Fusion
Am 1. Januar 2010 war die Fusion zwischen Venray und den Dörfern Geijsteren, Wanssum und Blitterswijck (der ehemaligen Gemeinde Meerlo-Wanssum) Tatsache. Die Gemeinde Venray war der offizielle Rechtsnachfolger aller Archive (einschließlich der Archive der Dorfzentren Tienray, Meerlo und Swolgen, die nach der Reorganisation unter die Gemeinde Horst aan de Maas fallen), hatte aber nicht genügend Platz für die physische Lagerung der Archive in Venray. Die Digitalisierung war die beste Lösung. Maarten van Berlo: „Wir haben die Bauunterlagen sofort digitalisiert. Die anderen Dateien werden nur dann gescannt, wenn wir sie brauchen und der Lagerbereich ist hier in Venray. Die Zeichnungen sind A0 und sind über JIM und Virtual File leicht zu lesen. Der Maßstab wird ebenfalls gescannt. Die Original-Gebäudedateien finden Sie unter Archive-IT und wir können sie bei Archive-IT anfordern. Auf Wunsch sendet uns Archive-IT die angeforderten Dateien dann per Post zu. Es ist gewöhnungsbedürftig, denn es ist nicht mehr möglich, mit der Stange zu messen. Aber Architekten messen jetzt auch Abstände am Computer. Wenn Bürger mit dem Bau beginnen, brauchen sie oft Zeichnungen. Wir stellen sie dann als Kopien zur Verfügung. Das Original bleibt in der Datei.“
Das beste Angebot
Maarten van Berlo: „Wir haben von drei Unternehmen Angebote eingeholt. Archive-IT hatte das beste Angebot. Die Nähe (von Venray bis Reuver) ist ebenfalls ein großer Vorteil. JIM ist einzigartig, eine super Anwendung. Mit zusätzlichen Schulungen, die Archive-IT für uns ermöglicht hat, kann jeder gut damit arbeiten. Als wir begannen, uns zu orientieren, suchten wir nach Archiv-Repositories. Archive-IT war auch eines der Suchergebnisse. Archive-IT ist ein Schwesterunternehmen von Jalema, das in der Gemeinde ein bekannter Akteur ist, so dass wir wussten, dass wir am richtigen Ort sind.“
Lagerung
Nach Abschluss der ersten Projektdigitalisierung blicken die Projektleiter der Gemeinde Venray Geert Elting und Maarten van Berlo auf die Digitalisierung von vier verschiedenen Archivdateien zurück. Dieses Meerlo-Wanssum-Archiv wurde anders geöffnet, als es in Venray üblich ist. Geert Elting: „Bei guter Vorbereitung ist das Digitalisieren ein Kinderspiel. Aufgrund der Umstände mussten wir sofort digitalisieren und dann feststellen, dass die (digitalen) Archive nicht eindeutig organisiert waren. Alle Archive mussten (digital) nachbearbeitet werden. Ein Prozess, an dem wir noch arbeiten. Im Rückblick sagen wir: Nimm dir genug Zeit für die Vorbereitung, die du danach wieder zurückgewinnst.“ Es war auch eine wichtige Lernerfahrung für Archive-IT, zum Teil, weil Venray die erste kommunale Organisation ist, in der Archive-IT die Archive digitalisiert hat.
Geert Elting: „Bald wird die gesamte Gemeinde papierlos arbeiten wollen. Die Einwohner erhalten zu gegebener Zeit ein MijnVenray.nl-Konto, damit sie sich zu Hause anmelden und alle ihre Angelegenheiten mit der Gemeinde Venray einsehen können. Aber zuerst muss alles digital sein, bevor wir mit dem CCC (Customer Contact Center) beginnen und es in die Website integrieren können. Wir machen jetzt große Fortschritte in diese Richtung.“