Als das Orbis Medical Centre 2009 in das neue Gebäude an der Grenze zwischen Sittard und Geleen umzog, hatte das Krankenhaus mehr als eine Million Papierakten im alten Gebäude. Dieser Schritt war der perfekte Zeitpunkt, um etwas gegen die datenschutzrelevanten Dateien zu unternehmen. Sie entschieden sich für eine digitale Arbeitsumgebung und begannen eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Archive-IT. Anfang 2015 wurde die Fusion zwischen Orbis Medisch und Zorgconcern und Atrium Medisch Centrum Parkstad abgeschlossen. Dies bedeutete unter anderem, dass ein einziges System für die Verwaltung von Dateien gewählt wurde. Aus diesem wurde das virtuelle Archiv.
Ein zentrales System
Das Medizinische Zentrum Zuyderland arbeitet nun vollständig mit SAP. Für die Mitarbeiter des Orbis Medical Centre war dies bereits ein Kinderspiel. Für die Mitarbeiter des Atrium Medisch Centrum Parkstad war dies ein großer Schritt nach vorne. Ein einziges zentrales System bietet viele Vorteile und ist für eine erfolgreiche Fusion notwendig. Darüber hinaus arbeitete das Orbis Medical Centre viele Jahre lang mit JIM zusammen, einer „on premise“-Lösung für die Aktenverwaltung. Die Fusion war ein idealer Zeitpunkt, um auch diese Lösung zu prüfen und zu entscheiden, ob sie für beide Unternehmen die richtige Lösung bietet.
Vor Ort vs. in der Cloud!
Die Arbeit in der Cloud wurde in dieser Entscheidung ausführlich diskutiert. Archive-IT hat Zuyderland umfassend beraten. Archive-IT führte eine Kosten-Nutzen-Analyse der Unterschiede zwischen JIM und Virtual Archive durch. Der Unterschied zwischen der „On-Premise“ und der Cloud. Jacques van Kerkvoort, Program Manager ICMT Zuyderland, erklärt: „Aufgrund der fundierten Beratung haben wir uns für das Virtual Archive entschieden. Dies war die vorteilhafteste Option und die effektivste Lösung für die Fusion. Zu den wesentlichen Vorteilen dieser Cloud-Lösung gehört, dass das Management nicht mehr in Ihren eigenen Händen liegt, dass Updates problemlos automatisiert durchgeführt werden können und dass wir natürlich jederzeit und an jedem Ort auf unsere Informationen zugreifen können. Das ist uns sehr wichtig, denn es ermöglicht Ärzten, multidisziplinär an verschiedenen Standorten zu arbeiten.“
Flexibel
Der Übergang von JIM zum Virtual Archive verlief gut. Daran mussten sich die Mitarbeiter zunächst gewöhnen, vor allem an den Standorten des ehemaligen Atriums, wo sich die Arbeitsprozesse änderten und viele neue Systeme eingeführt wurden. Die Dinge laufen nun reibungslos und die Anwender erleben die Vorteile eines zentralen Systems. Eine Reihe von Systemverbesserungsvorschlägen auf Basis der Prozesse im Zuyderland wurden der Archive-IT mitgeteilt und werden in den neuen Releases gelöst. Das Bequeme an der Cloud ist, dass ein Update zentral schnell und sicher auf einmal durchgeführt werden kann!
Single Sign On
„Wir arbeiten jetzt auch mit der Single Sign On-Lösung von Archive-IT. Das bedeutet, dass wir von SAP aus einen sofortigen Ausflug in das virtuelle Archiv machen können und eine Integration mit unserem Active Directory haben. Der Benutzer muss sich nicht mehr erneut anmelden, egal woher er seine Informationen bezieht. Ein wichtiger Schritt! Mit Single Sign On können wir genau protokollieren, wer in welcher Datei arbeitet. Eine enorme Verbesserung für unsere Sicherheitspolitik und Rückverfolgbarkeit“, sagt Jacques.
Beide Parteien blicken auf ein erfolgreiches Projekt zurück. Auch ein tolles Erlebnis für Archive-IT, angesichts der Größe dieser Virtual Archive Implementierung. Ein Projekt, das vor der Fusion durch die zentrale Steuerung des Dateimanagementsystems viele Vorteile bietet. Das Zuyderland – und damit auch der Patient – profitiert davon!