Thijs Munten entschied sich 2006, nachdem er mehrere Jahre lang teilweise als Arbeitnehmer und teilweise als Selbständiger gearbeitet hatte, den Schritt zu wagen, vollständig selbständig zu arbeiten. Nachdem er nun sein eigenes Unternehmen Em-Ka Administratiekantoor betreibt, kann er selbst entscheiden, wie er Kunden ansprechen will und wie er die Verwaltung am effizientesten einrichten kann. Er wollte ein Unternehmen, das sich durchsetzt, wobei die Digitalisierung seiner Akten einer seiner Wünsche war. Eine gut gestaltete digitale Datei sorgt für Effizienz. Thijs Munten erzählt Ihnen, wie er das gemacht hat, gibt Ihnen Tipps und zeigt Ihnen, wo Verbesserungen möglich sind.
Wie haben Sie mit diesem Übergang umgegangen?
„Ich habe damit begonnen, die Jahre, in denen die Verwaltung abgeschlossen ist, zu digitalisieren. Diese Dateien wurden bisher in einer Box auf dem Dachboden jedes Kunden archiviert. An sich eine sichere Art der Lagerung, da ich alles drinnen und nicht in einer Garage aufbewahrt habe. Als sich der Dachboden zu füllen begann, dachte ich, es sei Zeit für mich, die Dateien wirklich sicher aufzubewahren. Wenn ein Jahr vorbei ist, schicke ich die Dateien an Archive-IT und lasse sie scannen und in mein aktuelles digitales Archiv integrieren. Ich benutze das Virtual Archive und die Virtual File. Die Dateien aus den laufenden Jahren, derzeit 2012 und 2013, stehen mir noch in Ordnern zur Verfügung.“
Wie erleben Sie die digitale Arbeit?
„Das Wichtigste für mich ist, dass ich es schnell finden kann. Früher musste ich auf den Dachboden gehen, um Kisten zu durchsuchen, wenn ich etwas brauchte, zum Beispiel von vor zwei Jahren. Jetzt muss ich mich nur noch einloggen und z.B. nach 2011 und dem Namen des jeweiligen Kunden suchen. Das spart mir viel Zeit und Platz. Durch die Lagerdauer von sieben Jahren füllte sich mein Dachboden buchstäblich. Aber vielleicht das Wichtigste ist, dass meine Dateien jetzt sicher aufbewahrt werden. Risiken wie Feuer oder Diebstahl sind kein Thema mehr und persönliche oder geschäftskritische Daten von Kunden sind nun viel besser geschützt. Ich melde das immer an neue Kunden.“
Verbesserungsberichte
„Ich bekomme die Sachen von Kunden immer noch auf Papier. Für mich gibt es noch viel Verbesserungspotenzial, denn wenn sie mich digital mit allem versorgen können, kann ich nur voll digital arbeiten. Wenn meine Kunden digital arbeiten würden, würde ich auch viel Zeit sparen. Im Moment gehe ich zu vielen Kunden, um Dinge abzuholen. Sobald ich die Administration aktualisiert habe, geht die Administration an den Kunden zurück. Wenn ich dafür danach eine Rechnung brauche, bin ich gezwungen, den Kunden erneut danach zu fragen.“
Gibt es noch Unterschiede in der Steuer- und Zollverwaltung?
„In Bezug auf Bequemlichkeit, Geschwindigkeit und Klarheit sicher. Während des Audits ist es viel bequemer, in einer digitalen Datei zu suchen als in Ordnern in Boxen. Darüber hinaus muss die gesamte Verwaltung pro Jahr geliefert werden. Es ist sehr wichtig, dass Sie es so liefern, dass Sie es selbst finden können. Wenn Sie z.B. zwischen Jahresabschluss und Einkommensteuererklärung unterscheiden wollen, müssen Sie diese ebenfalls auf diese Weise einreichen. Wenn all dies digital geschieht, haben Sie viel mehr Möglichkeiten und Kontrolle. Die Struktur Ihrer Verwaltung kann viel besser geschützt werden, und das ist auch für die Steuerbehörden wichtig.“
Haben Sie Tipps für Verwaltungsbüros, die auch digital arbeiten wollen?
„Ich empfehle Ihnen, den Jahresabschluss und die Einkommensteuererklärung durch eine Registerkarte für Ein-Mann-Unternehmen aufzuteilen. Bei einem B.V. sieht das etwas anders aus, da es sich um Informationen von verschiedenen Aktionären handelt. Ein Ratschlag, den ich dann geben kann, ist, die Einkommensteuererklärung pro Aktionär aufzuteilen.“
Thijs Munten ist sehr begeistert von der neuen, sicheren Arbeitsweise. Sein Ziel, sein Trust Office so effizient wie möglich aufzubauen, hat er weitgehend erreicht. Die Verbesserungen, die er aus Kundensicht noch erreichen kann, können ihm noch mehr Zeit sparen. Er hat auch die ersten Schritte in diesem Bereich unternommen. Das gesamte digitale Verwaltungsbüro rückt immer näher.