Im Rahmen von „Räumen Sie Ihren Schreibtisch bei Tag.“ achten wir heute besonders auf einen aufgeräumten Arbeitsplatz. Das neue Jahr hat gerade erst begonnen, ein guter Grund, alles aufzuräumen. Ihr Schreibtisch ist oft ein Treffpunkt für Papiere und Dinge, die Sie nicht immer brauchen. Auch aus Gründen der Privatsphäre ist es wichtig, Dokumente mit zuverlässigen Informationen sicher aufzubewahren.
Der aktuelle Arbeitsplatz
Unordentliche Behörden gehen mit ihnen ein Datenschutzrisiko ein. Denken Sie zum Beispiel an:
- Herumliegen mit Passwörtern und wichtigen Dokumenten;
- Ein unbeaufsichtigter Schreibtisch mit einem entriegelten Bildschirm;
- Chaos auf dem Schreibtisch und im (Schubladen-)Schrank durch alle Papiere und Schmuckstücke.
Erkennbar?
Die große Reinigung
Sammle alle Dokumente, die sich auf deinem Schreibtisch und in deinem (Schubladen-)Schrank befinden. Unterteilen Sie alle Dokumente in Kategorien, wie z.B. dringend, nicht dringend, wichtig und unwichtig. Dann gibt es eine Reihe von Optionen: Neu anordnen, scannen, archivieren und zerstören. Scannen Sie wichtige Dokumente und speichern Sie sie digital. Stellen Sie sicher, dass nicht mehr benötigte Dokumente vertraulich (falls erforderlich) vernichtet werden. Die noch benötigten Papiere können in Ordnern gespeichert oder gescannt werden. Gibt es Aufgaben im Zusammenhang mit den Papieren? Denken Sie zum Beispiel an eine Besprechung, die immer verschoben wird. Planen Sie dies ein und verarbeiten Sie dann die Papiere, damit es sich nicht wieder im Chaos aufbaut.
Nachdem das gesamte Papier von Ihrem Schreibtisch gereinigt wurde, können Sie die anderen Schreibtischzubehörteile reinigen. Fragen Sie sich, ob Sie es tatsächlich noch benutzen, ob es besser ist, es zu lagern oder wegzuwerfen. Halten Sie Ihren Schreibtisch davon ab, wieder eine Bande zu werden, indem Sie Dokumente nur dann drucken, wenn Sie sie wirklich physisch benötigen. Je mehr Sie digital arbeiten, digitalisieren und über ein System verfügen, das dies sicher ermöglicht, desto aufgeräumter wird Ihr Arbeitsplatz. Auf diese Weise reduzieren Sie den Papierkram auf Ihrem Schreibtisch und weniger Druck trägt auch zur Reduzierung der CO2-Emissionen bei!
Fertig mit dem ganzen „physischen Müll“?
Vergiss die digitalen Dateien nicht. Eine organisierte digitale Arbeitsumgebung spart Ihnen viel Zeit, wenn Sie z.B. schnell etwas nachschlagen müssen. Ein Unternehmen arbeitet oft mit mehreren Programmen, so dass der Überblick schnell verloren geht. Strukturiere alles, um es neu zu ordnen. Ein Werkzeug, das dabei helfen kann, ist ein digitales System, das Ihre Dateien organisiert. Auf diese Weise können Sie Informationen aus verschiedenen Programmen verbinden und alles an einem Ort haben. Praktisch!
Ruhe in deinem Kopf
Sie werden feststellen, dass ein sauberer Schreibtisch und eine organisierte digitale Arbeitsumgebung nicht nur für Ruhe sorgen, sondern auch für das Aussehen im Büro.
Sie wollen noch einen Schritt weiter gehen und sind neugierig auf die Möglichkeiten der physischen und digitalen Archivierung? Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.