Metadaten sind Merkmale, die einem bestimmten Dokument oder Dokumenttyp zugeordnet sind. Es handelt sich um eindeutige Daten, die etwas über das betreffende Dokument aussagen und darüber, was mit diesen Daten geschehen ist. Beispiele sind: Titel, Dokumenttyp, Dokumentgröße, Erstellungsdatum/-zeit, Anzahl der Seiten, Auflösung usw. Mit den richtigen Metadaten können Sie Informationen effizient finden. Alles hängt jedoch von der korrekten Erfassung dieser Merkmale ab. Wenn Merkmale nicht oder nicht richtig registriert sind, werden Sie nicht (schnell) das richtige Dokument finden. Und es geht sogar noch weiter: metadatengesteuerte Archivierung. Es ist oft eine Herausforderung für Organisationen, während es eine sehr leistungsfähige Art der Archivierung ist. Zukunftssicher und komfortabel.
Gesetze und Vorschriften archivieren
Innerhalb der Regierung gibt es mehrere Gesetze und Vorschriften bezüglich der Aufzeichnung von Metadaten, insbesondere in der Archivverordnung. Die Anforderungen beziehen sich auf den Kontext, in dem die Dokumente erstellt oder empfangen wurden. Staatliche Organisationen müssen Metadatenschemata erstellen, in denen die Struktur enthalten ist. In diesen werden die minimalen Metadaten genannt, um das Archiv nachhaltig und zugänglich zu halten. Auch die Qualität dieser Daten ist wichtig, denn die Merkmale müssen auch für andere verständlich sein. Die Verwendung von Wertelisten kann dabei eine gute Hilfestellung sein.
Metadaten im Archiv
Mit Hilfe von Metadaten kann das Archiv dauerhaft zugänglich sein und bleiben. Das bedeutet, dass Dokumente nicht nur einfach und schnell zu finden, sondern auch lesbar sind. Metadaten werden immer zusammen mit dem Dokument in einem (digitalen) Archiv gespeichert. Werden die Metadaten nicht an der gleichen Stelle aufbewahrt? Zum Beispiel, weil das Dokument im Archiv liegt und die entsprechenden Metadaten digital gespeichert sind? Dann ist es notwendig, eine Verbindung zwischen dem Speicherort des Dokuments und den digitalen Metadaten herzustellen. Auch hier kommt es auf die richtige Registrierung an. In diesem Fall muss der Speicherort des Dokuments im Archiv mit dem registrierten Speicherort im digitalen Archiv übereinstimmen. Andernfalls wird das Nachschlagen des richtigen Dokuments zu einer ziemlichen Arbeit.
Ein gut organisiertes Archiv hängt von qualitativ hochwertigen Metadaten ab. Die Erstellung von Wertelisten und die korrekte Anordnung der Metadatenfelder ist zwar anfangs zeitaufwendig, aber danach profitieren Sie von einer erhöhten Effizienz, Genauigkeit und Zugänglichkeit.
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