Unternehmen werden immer effizienter und digitaler. Allerdings sind noch nicht alle Mitarbeiter und Abteilungen vollständig auf die digitale Welt umgestiegen. Die heute zur Verfügung stehenden Technologien werden (noch) nicht optimal genutzt. Viele Dokumente sind zwar bereits digital, aber insgeheim gibt es in vielen Unternehmen immer noch eine Menge Papier, das im Umlauf ist. Liegt das an den potenziell hohen Investitionen und den Ängsten um die Sicherheit der Informationen? Oder haben Unternehmen Angst, ihre Papierakten ein für alle Mal zu vernichten?
Arbeiten Sie vollständig digital?
Papier ist seit Jahrzehnten das Kommunikationsmedium schlechthin. Inzwischen haben viele Unternehmen und Organisationen das digitale Arbeiten teilweise übernommen. Dennoch gibt es noch Raum für Verbesserungen, wenn es um digitales Arbeiten geht. Unbewusst gibt es immer noch eine Menge gedruckter Dokumente in Unternehmen, was zu einer hybriden Situation führt. Es besteht die Angst, dass das, was noch auf Papier vorhanden ist, digitalisiert wird und das Papier dann vernichtet wird. Manche Mitarbeiter bevorzugen haptische Dokumente, wenn also die Informationen im wahrsten Sinn des Wortes greifbar sind und sie etwas in der Hand halten können. Ein Mix an physischen und digitalen Dokumenten führt zu geringerer Effizienz, schlechterer Zugänglichkeit von Informationen und weniger Sicherheit.
In unserem digitalen Zeitalter können wir nicht mehr auf die Technologie verzichten. Warum sollten wir sie also nicht voll ausschöpfen und zu unserem Vorteil nutzen? Wenn Sie schon teilweise digital arbeiten, warum dann nicht vollständig digital? Denken Sie an die enorm verkürzte Suchzeit für Informationen und an Informationen, die leicht weitergegeben und bearbeitet werden können. Benötigt zum Beispiel ein ehemaliger Arbeitnehmer eine Akte für seinen Ruhestand? Wenn es sich um eine digitale Akte handelt, können Sie diese Dokumente für einen bestimmten Zeitraum vorbereiten. Ideal, nicht wahr?
Die Vorteile von Papier auch in digitaler Form
Wenn wir die oben genannten Fakten berücksichtigen, ist die ideale Situation eine vollständig digitale Lösung, die die Vorteile von Papier beibehält. Die Menschen ziehen es vor, intuitiv zu arbeiten. Und dafür sind komplizierte IKT-Lösungen in der Regel leider nicht ausgelegt. Archive-IT, Spezialist für die digitale Archivierung von datenschutzrelevanten Akten, hat sich dieser Herausforderung gestellt. Wir haben eine Lösung entwickelt, mit der Sie auf digitalen Geräten genauso arbeiten können, wie Sie es von Papier gewohnt sind. Das bedeutet unter anderem, dass Sie in Ihrer digitalen Akte blättern, aber auch schattieren, vergleichen, Lesezeichen setzen und Notizen hinzufügen können. Die Vorteile, die Sie mit Papier erleben, erleben Sie auch digital und das mit allen anderen digitalen Vorteilen!
Sicherheit
Sicherheit ist ein Aspekt, der immer berücksichtigt werden sollte. Vor allem in der digitalen Welt. Versenden Sie Informationen per E-Mail oder über andere Anwendungen? Dann sollten Sie darauf vertrauen können, dass es sich um sichere Verbindungen handelt und dass alle Verfahren zur digitalen Sicherheit strikt eingehalten werden. Archive-IT beweist, dass die Sicherheit der Informationen durch sein ISO27001-Zertifikat gewährleistet ist: der Standard für Informationssicherheit! Archive-IT ist außerdem AVG-konform.
Wir können sie nicht mehr ignorieren. Wir müssen uns das digitale Zeitalter voll und ganz zu eigen machen und es zu unserem Vorteil nutzen. Aber so, dass es die derzeitigen Arbeitsmethoden unterstützt. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie vollständig digital arbeiten können? Unsere Beraterinnen und Berater helfen Ihnen gerne weiter!
