Wann, wenn nicht jetzt? Fünf Tipps zur Digitalisierung für KMU

Mit einer neuen Förderrichtlinie hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) das KMU-Programm „Go Digital“ um weitere drei Jahre verlängert: Bis 2024 sollen insgesamt 72 Millionen Euro als nichtrückzahlbare Investitionszuschüsse an Unternehmen mit maximal 500 Beschäftigten ausgereicht werden. Ziel des Programms ist es, den auch volkswirtschaftlich bedenklichen Digitalisierungsrückstand diesem Mittelstandssegment abzubauen. Anträge können bereits seit 1. Januar gestellt werden. Sobald der Bundeshalt für 2022 verabschiedet ist, startet die Bewilligungsphase.

Mit der aktuellen Richtlinie führt das BMWK zudem neue Fördervarianten ein: Förderfähig sind jetzt zum Beispiel auch Beratungsdienstleistungen zur Erarbeitung einer individuellen Digitalisierungsstrategie. Für viele Firmen, denen entsprechendes Knowhow und personelle Ressourcen im eigenen Hause fehlen, kann dies eine große Hilfe sein. Denn die Erfahrung lehrt: Ohne eine klare Roadmap führt die Digitalisierung nicht zum erwünschten Erfolg. Hier 5 pragmatische Tipps, wie Sie Ihre Digitalisierungsstrategie erfolgreich planen und anpacken.

1. Ziele klar definieren

Wo fängt man am besten mit der Digitalisierung an? In der Kommissionierung mit Picklisten auf einem Tablet statt auf Papier? Oder ist das Bestellwesen ein geeigneter Startpunkt für die digitale Unternehmenstransformation? Oder macht es am meisten Sinn, die Aktenberge zu digitalisieren, um das darin verborgene Wissen zugänglich zu machen? Oder steht an oberster Stelle, Mitarbeitenden im Zuge einer Remote Work und Homeoffice Politik mit dem digitalen Zugriff auf Unterlagen – auch solche, die bisher nur in Papierform vorlagen – zugänglich zu machen? Beantworten lassen sich solche Fragen nur mit einer klaren Zielvorstellung: Geht es vorrangig um Effizienz, um Kundennähe oder um höhere Agilität im Wettbewerb? Je konkreter die Digitalisierungsziele fixiert sind, desto größer sind die Erfolgsaussichten.

2. Erst die Prozesse, dann die Technik

Generell sollte der Blick zunächst nicht auf eine bestimmte Technologie gerichtet sein, sondern auf die Geschäftsprozesse. Dabei gilt es, Prioritäten zu setzen und sich auf solche Abläufe zu konzentrieren, deren Digitalisierung am schnellsten den größten Nutzen verspricht. Statt die betreffenden Prozesse mehr oder weniger unverändert in die digitale Welt zu übernehmen, sollte die Umstellung vor allem auch als Optimierungschance begriffen werden: Neben quantitativen Effizienz- und Kosteneffekten führt das Digitalisierungsprojekt dann auch zu qualitativ verbesserten Geschäftsprozessen.

3. Weniger ist mehr: Hybrides Informationsmanagement

In der Praxis hat es sich bewährt, mit einer überschaubaren Prozessauswahl zu starten. Auch deshalb, weil für kleinere Einstiegsprojekte nur ein Bruchteil der bislang papiergebundenen Unternehmensinformationen vorab digitalisiert werden muss. Und das bedeutet: weniger Zeitverzug und geringere Digitalisierungskosten. Ein hybrides Informationsmanagement, das digitale und physische Dokumente gleichermaßen abdeckt, lässt somit mehr Raum für das Wesentliche – nämlich für die Neugestaltung und Optimierung der Geschäftsprozesse.

4. Digitalisierung muss Chefsache sein

Unabhängig davon, mit welchen Prozessen die digitale Transformation beginnt – ein Selbstläufer ist sie in keinem Fall: Für eine erfolgreiche Umstellung ist es unabdingbar, die Verantwortlichkeiten im Vorfeld klar zu regeln und einen realistischen Zeitplan mit definierten Teilzielen festzulegen. Besonderes Augenmerk sollte zudem auf die veränderten Prämissen im Hinblick auf Informationssicherheit, Datenschutz und branchenspezifische Archivierungspflichten gelegt werden. Alles in allem gilt: Digitalisierungsprojekte lassen sich nicht auf wenige Beschäftigte abwälzen, sondern gehören definitiv in die Chefetage.

5. Belegschaft frühzeitig einbeziehen

Zu den wohl wichtigsten Erfolgsfaktoren bei jedem Transformationsvorhaben gehört es, für breite Akzeptanz quer durch die gesamte Belegschaft zu sorgen. Nur wenn alle Beschäftigten die Ziele und Vorteile der Transformation verstehen, wächst die Bereitschaft zur Veränderung – und Digitalisierung bedeutet stets eine tiefgreifende Veränderung. Deshalb kommt es entscheidend auf ein proaktives Changemanagement an.

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