Arbeiten von zu Hause aus ist inzwischen ganz normal geworden. Während einige Organisationen bereits (fast) vollständig digital arbeiten, sind andere noch stark von Papier oder anderen limitierenden Faktoren abhängig, wenn es darum geht, unabhängiges Arbeiten und Informationsmanagement zu platzieren. Digital oder nicht: Organisationen mangelt es oft an einem guten System, in dem Dokumente, Dateien, Fotos, Audio-/Videoaufzeichnungen (und was auch immer) auf sichere und effiziente Weise archiviert werden.
Suchen & Finden
Oft gibt es ein zentrales Netzlaufwerk, auf dem Dateien gespeichert sind, auf die nur zugegriffen werden kann, wenn Ihr Laptop an das Firmennetz angeschlossen ist. Wir haben auch verschiedene Systeme, wie z.B. ein CRM-Paket oder ein ERP-System, in dem Informationen gespeichert werden. Outlook archiviert auch wichtige E-Mails und Anhänge, ganz zu schweigen von den Dateien, die von den Mitarbeitern oft lokal in einem eigenen Ordner oder auf ihrem eigenen PC/Laptop gespeichert werden. Abgesehen davon, dass der Überblick auf diese Weise völlig verloren geht und wichtige Dokumente nicht gefunden werden können/müssen und verloren gehen, entspricht sie auch nicht den Gesetzen und Vorschriften, und die Masse der Daten wächst weiter.
Digitales Archiv
Die Bedeutung eines digitalen Archivs ist groß, d.h. eines gut organisierten, sicheren und benutzerfreundlichen digitalen Archivs. Welche Funktionalitäten sind dafür u.a. wichtig?
Die Verwendung von Metadaten (Merkmale eines Dokuments);
Anwendung einer gut durchdachten Richtlinie zur Mitgliederbindung (Richtlinie zur Mitgliederbindung);
Arbeitsabläufe;
Sichere gemeinsame Nutzung von Dateien;
Einfache Suche nach den richtigen Dateien;
Einrichtung von Sicherheits- und Dokumentenrechten;
Benutzerfreundliche Konsultation von Dokumenten mit einem Viewer.
Von der Dokumentenverwaltung zum Records Management
Nicht nur das Suchen und Finden der richtigen Dokumente am richtigen Ort ist ein Grund, auf ein digitales Archiv umzusteigen. Es gibt verschiedene Gründe, digital zu archivieren und dafür ein solides System zu verwenden. Die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten in Übereinstimmung mit Gesetzen und Vorschriften ist eine davon. Dieser Punkt wird auch aufgrund des DSGVO immer wichtiger werden. Ein weiterer Grund ist die Demontage des alten DMS-Systems, das oft sehr teuer ist und keine ausreichenden Möglichkeiten bietet, eine gründliche Aufbewahrungspolitik darauf anzuwenden. Mit einem digitalen Archiv wie AIR können Sie Kosten senken und Records Management-Funktionen hinzufügen, um den Archivierungszyklus zu vervollständigen.
Der richtige Aufbau eines elektronischen Archivs beginnt mit der Definition der Arten von Dokumenten, die in Ihrer Organisation verwendet werden. Eine Aufbewahrung muss damit verbunden sein. Indem Sie dies in einem Archivierungsplan festhalten, legen Sie den Grundstein für die digitale Archivierung. Archive-IT kann Sie dabei unterstützen, kontaktieren Sie uns oder fordern Sie eine kostenlose Demo an.
