Die Digitalisierung von Archiven, Dateien und Dokumenten muss nicht immer komplex sein, wird aber manchmal unterschätzt. Zeit für einen Blick hinter die Kulissen! Bevor das Archiv bei Archive-IT eintrifft, sind bereits mehrere Schritte unternommen worden. Denke zum Beispiel darüber nach:
- Eine unverbindliche Beratung;
- Eine mögliche Inventur des Archivs;
- Erstellung eines Angebots;
- Eine Einigung erzielen;
- Die Koordination mit dem Projektleiter über die Planung;
- Abschließende Vereinbarungen treffen.
Wie Sie das Archiv von A bis Z digitalisieren, erfahren Sie in den folgenden Schritten.
Phase 1 Transport
Durch einen versiegelten und exklusiven Transport werden die Akten beim Kunden abgeholt und direkt zu Archive-IT transportiert.
Phase 2 Einlass
Die einzelnen Dateien werden mit einem Barcodeaufkleber versehen und im System registriert. Da die Dateien sofort registriert werden, ist der Speicherort der Datei jederzeit bekannt. Benötigt ein Kunde während des Digitalisierungsprozesses eine Datei, kann diese angefordert und vorrangig digitalisiert werden.
Phase 3 Vorbereitung zum Scannen
Bei der Scanvorbereitung werden unter anderem Klammern und Eselsohrstöpsel entfernt, damit das Scannen reibungslos verläuft. Es ist auch möglich, den Inhalt zu bereinigen. Denken Sie an die Umklassifizierung von Registerkarten, die Auswahl der Kerndokumente oder die Entfernung überflüssiger Dokumente aus der Datei.
Phase 4 Digitalisierung
Wenn die Dateien vollständig für das Scannen bereit sind, werden sie tatsächlich digitalisiert. Die Dateien werden von unseren erfahrenen Scan-Operatoren mit einem High Volume Scanner beidseitig gescannt. Ein weiterer Schritt ist die Vitalisierung der Dateien. Metadaten, Klassifizierung und Indexierung ermöglichen es uns, den Wert der Dokumente zu erhöhen.
Phase 5 Digital verfügbar
Nach der Digitalisierung (und ggf. Vitalisierung) der Akten gibt es eine Reihe von Möglichkeiten. Verwendet der Kunde unsere eigene Software, ist sie sofort digital verfügbar. Wählt der Kunde den Upload auf sein eigenes System (z.B. AFAS oder Raet), können wir einen Export der digitalisierten Dateien veranlassen, damit diese in das jeweilige System eingelesen werden können. Wir können auch digitale Dateien über eine sichere Verbindung zur Verfügung stellen, so dass sich der Kunde selbst um den Bestimmungsort des digitalen Archivs kümmern kann.
Phase 6 Vernichtung/Lagerung/Rückgabe
Nach der Digitalisierung lagern wir die Dateien immer acht Wochen lang kostenlos in unserem gesicherten Gebäude. Nach Ablauf dieser Frist liegt die Wahl beim Kunden: zertifizierte Vernichtung, Lagerung bei Archive-IT oder Rückschein.
Sind Sie an der Digitalisierung Ihres Archivs interessiert? Kontaktieren Sie unsere Kundenbetreuer und lassen Sie sich unverbindlich beraten. Wir denken gerne mit Ihnen mit!
