Viele Unternehmen haben Probleme mit den vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen von Dokumenten. Es ist oft nicht bekannt, dass eine richtig gestaltete (digitale) Arbeitsumgebung eine Lösung dafür ist. Diese Aufbewahrungsfristen sind in der Tat wichtig für die Geschäftsrisiken von Unternehmen. Bei unvollständigen oder gar verlorenen Informationen können schwierige rechtliche Prozesse entstehen. Die Reduzierung dieser Risiken ist durch den Einsatz von Dokumentenmanagement auf einer differenzierten Ebene möglich.
Papierberg
Die korrekte Strukturierung und Ablage von Dokumenten kann sehr zeitaufwendig sein. Dennoch ist es fraglich, ob die Informationen zu einem späteren Zeitpunkt leicht abrufbar sind. Es nimmt viel Platz in Anspruch und dieser Stapel wird immer größer, da einige Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Einige Beispiele: Für Finanzdokumente in den Niederlanden gilt eine verbindliche Frist von 7 Jahren. Derzeit müssen die Krankenakten 15 Jahre lang aufbewahrt werden. Fast jedes Unternehmen hat mit Personalakten zu tun. Auch dafür gibt es eine Laufzeit von 7 Jahren. Neben einem schwierigen rechtlichen Verfahren kann ein Besuch der Steuerbehörden auch teuer werden, wenn die Richtlinien nicht eingehalten werden.
Differenzierung für das kosteneffizienteste Ergebnis
Wir empfehlen Ihnen, herauszufinden, welche Art von Informationen im Haus vorhanden sind und welche Unterscheidung am besten möglich ist. Dabei unterstützen wir unsere Kunden natürlich voll und ganz. Mit Unterscheidung meine ich einen differenzierten Ansatz. Ich werde dies an einigen Beispielen veranschaulichen. Nützlich sind die Personalakten Ihrer derzeitigen Mitarbeiter, die Ihnen direkt zur Verfügung stehen, sowie die Krankenakten der Patienten aus dem Terminportal. Das bedeutet, dass die Digitalisierung die am besten geeignete Lösung für diese Art von Datei ist. Alles wird sofort gescannt und über die Software digital zur Verfügung gestellt. Möglicherweise haben Sie auch Dokumente, in denen die Häufigkeit des Abrufs regelmäßig, aber nicht sofort notwendig ist. Eine kosteneffiziente und sichere Lösung dafür ist: die externe Archivverwaltung. Die Dateien werden dann einzeln in unseren hochsicheren Archivräumen aufbewahrt und können bei Bedarf über die Software angefordert werden. Anfragen können zu jeder Tageszeit gestellt werden und stehen Ihnen innerhalb von 15 Minuten digital zur Verfügung. Auf diese Weise sparen Sie Kosten, indem Sie nicht alles sofort digitalisieren, denn es gibt wahrscheinlich Dokumente, die Sie nicht einmal mehr benötigen. Eine 100%ige Liefertreue ist garantiert. Hinzu kommt die Dokumentation, die nur wegen der verbindlichen Frist aufbewahrt werden muss, aber kaum noch benötigt wird. Zu diesem Zweck empfehlen wir: externes Archivlager, in dem diese Dokumente nach der Aufbewahrungsfrist oder nach Ihren eigenen Wünschen abgelegt werden.
Auf diese Weise können Sie Ihre Dokumentation kostengünstig bearbeiten und die Aufbewahrungsfristen einfach verwalten. Auf diese Weise müssen Sie nichts länger als nötig aufbewahren, es gehen keine Informationen verloren und Sie können Ihre Informationen jederzeit finden. Eine solche Investition wird sich sicherlich langfristig auszahlen.