Obwohl in vielen Organisationen digital gearbeitet wird, gehören Papierarchive noch immer nicht der Vergangenheit an. Trotz der Tatsache, dass Papier oft im Weg ist und zu Ineffizienz führt, bleibt es immer eine Überlegung, ob man intern archiviert oder sich für eine externe Archivierung entscheidet. Um diese Überlegung gründlich anzustellen, gehen wir näher auf die Vor- und Nachteile ein.
Verwalten Sie Ihr Archiv selbst
Die Leute denken oft: "Ich habe intern sowieso freien Speicherplatz, den kann ich für meine Dokumente nutzen". Es ist natürlich ein Vorteil, dass alles schnell zur Hand ist und unter eigener Kontrolle bleibt. Das lässt sie auf den ersten Blick auch als die billigste Lösung erscheinen, schließlich müssen Sie keine Kosten für einen Lieferanten aufbringen. Aber sind diese Vorteile wirklich von Vorteil? Es kostet Sie nützlichen Platz in Ihrer Organisation, der wahrscheinlich besser genutzt werden könnte, z. B. als zusätzlicher Büro- oder Sitzungsraum. Außerdem ist das Archiv oft unübersichtlich, jeder archiviert auf seine Weise und es dauert daher zu lange, bis das richtige Dokument gefunden wird. Dies führt nicht nur zu Ineffizienz und Frustration, sondern indirekt auch zu höheren Kosten.
Auslagerung der physischen Archivierung
Die externe Aufbewahrung Ihres physischen Archivs hat viele Vorteile. Erstens wird dadurch Speicherplatz frei, weil sich Ihr Archiv an einem externen Ort befindet. Die Mitarbeiter verfügen auf Knopfdruck über die richtigen Informationen, was zur Arbeitsproduktivität beiträgt. Bei der Wahl des Standortes für ein externes Archiv ist es sehr wichtig, auf die Sicherheit zu achten. Ist das Gebäude gegen Feuer- und Wasserschäden geschützt? Gibt es eine Kameraüberwachung und einen Einbruchsschutz? Ist das Archiv nur für autorisierte Mitarbeiter zugänglich?
Viele archivierte Dokumente werden im täglichen Arbeitsablauf nicht mehr benötigt. Wenn Sie eine Datei aus dem Archiv noch benötigen, können Sie sie einfach über Scanning on Demand anfordern. Dies ist bereits innerhalb von 1,5 Stunden möglich!
Digitalisieren
Für Dokumente, die häufig konsultiert werden, empfehlen wir die Digitalisierung. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre digitalen Dokumente auf sichere und benutzerfreundliche Weise zugänglich zu machen. Es ist ratsam, dies mit einem erfahrenen Berater zu besprechen, damit es von Anfang an richtig gemacht wird. Die Digitalisierung hat den Vorteil, dass Sie anschließend kein Geld mehr für Ihr physisches Archiv ausgeben müssen, z. B. für Raummiete, Personalkosten oder Archivmaterial. Ihre Daten sind viel übersichtlicher und Sie können von überall auf Ihre Dateien zugreifen.
Vitalisierung
Mit digitalen Informationen ist viel mehr möglich als in Papierform. Denken Sie über die Anreicherung von Daten nach. Bei Archive-IT nennen wir diesen Prozess Vitalisierung. Durch intelligente Technologien werden unstrukturierte Daten in strukturierte Daten umgewandelt. Metadaten werden mit Ihren digitalen Dateien verknüpft, was unter anderem zu einer besseren Auffindbarkeit und einer automatischen Verwaltung der Aufbewahrungsfristen führt. Letzteres, in physischer Form, ist für viele Organisationen ebenfalls eine große Herausforderung. Da die Gesetzgebung und die Vorschriften zur Aufbewahrung von Daten immer strenger werden, ist dies eines der wichtigsten Argumente für eine kritische Betrachtung des Informationsmanagements.
Es scheint oft ein großer Schritt zu sein, aber wollen Sie die vielen Vorteile des Outsourcing Ihres Archivs nutzen? Ob externe Archivierung oder Digitalisierung: Wenden Sie sich an einen unserer Mitarbeiter, der Sie gerne berät!
