Ob es sich um Papierdokumente handelt, die digitalisiert werden müssen, oder um Dokumente, die bereits digital sind: Oft fehlen den digitalen Dokumenten wichtige Markups. Diese Merkmale sind z.B. für die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften erforderlich. Um einer Art von Dokument bestimmte Merkmale zuzuordnen, ist eine Klassifizierung unerlässlich. Bei der Klassifizierung werden Dokumente softwaretechnisch einem vordefinierten Dokumententyp zugeordnet. Unstrukturierte Daten werden in strukturierte Informationen umgewandelt. Aber wie genau funktioniert der Klassifizierungsprozess?
Es kommt regelmäßig vor, dass man zunächst nur eine Papierakte führt, diese aber nach einer gewissen Zeit digitalisieren möchte. Zu diesem Zweck müssen die Dokumente aus dem physischen Archiv in vordefinierte Dokumentarten charakterisiert werden. Darüber hinaus werden die digitalen Akten in Dokumenttypen klassifiziert, so dass bestimmte Dokumente schneller gefunden werden können. Nehmen wir als Beispiel eine Personalakte. Bei der Digitalisierung der Personalakte erkennt die Software anhand der Klassifizierung, ob es sich um einen Arbeitsvertrag, ein Führungszeugnis, eine Lohnsteuerbescheinigung oder eine Kopie eines Ausweises handelt.
Die Klassifizierung wird auch zur Anwendung von Gesetzen und Vorschriften verwendet. So kann beispielsweise durch Extraktion eines Datums aus einem bestimmten Dokument die Aufbewahrungsfrist ermittelt werden. Wollen Sie zum Beispiel die Führungszeugnisse Ihrer Mitarbeiter alle drei Jahre ersetzen? Durch die Kombination von Klassifizierung und Datenextraktion kann das Datum des Inkrafttretens des Führungszeugnisses zum Attribut der Datei hinzugefügt werden, auf das Sie dann Ihre Löschungspolitik anwenden können. Es gibt viele weitere Beispiele, bei denen die Klassifizierung (mit oder ohne Datenextraktion) eingesetzt werden kann.
Ein Klassifizierungsprojekt ist durch eine Erkennungsrate gekennzeichnet. Die Erkennungsrate wird als Prozentsatz ausgedrückt, der angibt, für wie viele Dokumente die Software einen Dokumententyp erkannt hat. Der Vorteil der Klassifizierung besteht darin, dass Sie in Ihren Dokumenten problemlos Kategorien erstellen können. So können Sie sich einen besseren Überblick verschaffen, es passt besser zu Ihren derzeitigen Arbeitsmethoden und es vereinfacht die Suche. Es ist auch möglich, einzelne Aufbewahrungsfristen mit einem bestimmten Dokument zu verknüpfen. Der Grund dafür ist, dass Dokumente auf Dokumentenebene klassifiziert werden.
Bevor Sie mit der Klassifizierung von Dokumenten beginnen, ist es wichtig, eine Bestandsaufnahme zu machen, wie viele Dokumente Sie genau klassifizieren wollen und um welche Dokumentenarten es sich handelt. Anschließend werden die Dokumenttypen in der Software eingerichtet. Es folgt ein Schulungstag, an dem eine Reihe von Dokumenten getestet wird. Dann kann die Software bei Bedarf angepasst und ergänzt werden. Wenn die Software richtig eingestellt ist, kann das Massenprojekt klassifiziert werden. Nachdem die Klassifizierung stattgefunden hat, können eventuelle Nachzügler noch manuell klassifiziert werden.
Archive-IT hat in den letzten Jahren viel Erfahrung in Klassifizierungsprojekten gesammelt. Darüber hinaus hat uns unser guter Ruf zu einem zertifizierten Partner für externe Pakete gemacht, die sich mit dem Import von Dokumenten befassen, wie zum Beispiel unsere Zusammenarbeit mit ERP-Paketen wie AFAS und Visma Raet.
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