Nachhaltige, sichere und zugängliche Archivierung. Ein gutes Archiv sollte zugänglich sein und ist eine Informationsquelle für das Handeln von Menschen und Organisationen, die nicht nur heute, sondern auch morgen, übermorgen und noch lange danach relevant ist. Es muss möglich sein, die gewünschten Informationen zu finden. Die Gestaltung des Informationssystems ist daher unerlässlich!
Verbreitete Informationen
Es gibt keine Organisation, in der Informationen an einem Ort zugänglich sind. Informationen in Papierform, eine E-Mail, eine schriftliche Notiz oder Ihr digitales Archiv. Überall gibt es Informationen, die benötigt werden, um ein komplettes Bild zu bilden. Aber wie erreichen Sie als Unternehmen und Mitarbeiter den besten Weg, um ein klares Bild von all diesen Informationen zu erhalten?
Informationsmanagement untrennbar verbunden
Als Unternehmen ist es notwendig, effiziente Entscheidungen im Bereich des Informationsmanagements zu treffen. Das Archiv ist untrennbar mit dem gesamten Informationsmanagementsystem innerhalb eines Unternehmens verbunden. Jede Organisation hat unterschiedliche Qualitätsanforderungen an Archive und Informationsmanagement. Ein modernes, aber vor allem nachhaltiges Informationssystem wurde eingerichtet, wenn Informationen aus dem Papierarchiv zugänglich sind und auch neue papier- und digitale Informationen berücksichtigt werden. Die Kombination für ein funktionierendes Informationssystem.
Aufteilen zum Zusammenführen
Wenn Informationen in aktuelle Informationen, weniger aktuelle und statische Informationen zerlegt werden, um Informationen richtig zu speichern und abzurufen, kann ein umfassendes Informationsmanagementsystem eingerichtet werden. Ausgehend von der Aktualität ist es möglich zu sehen, was bei der Digitalisierung von Informationen Vorrang hat und was nicht. Es ist ratsam, aktuelle Informationen direkt zu digitalisieren und direkt im System zugänglich zu machen. Informationen, die nicht sofort benötigt werden, aber in Zukunft benötigt werden können, eignen sich hervorragend für die externe Archivverwaltung. Aber natürlich mit der Möglichkeit, sie auch zu digitalisieren und bei Bedarf zur Verfügung zu haben, um sie effizient zu archivieren. Statische Informationen können in Boxen gespeichert werden, um Platz zu schaffen und bei Bedarf digital anfordern zu können. Die Kombination aus Archivverwaltung, Archivspeicherung und Digitalisierung (auf Anfrage) von Informationen, die über ein einziges digitales System mit Anbindung an das primäre Informationssystem gemeinsam verfügbar sind, ist das Ergebnis. Die Aufschlüsselung von Informationen bietet eine effiziente Möglichkeit, den Zugriff zu ermöglichen.
Neue Arbeitsweise; keine Inseln mehr
Sobald das neue Informationssystem vollständig implementiert ist, können Unternehmen die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit im 21. Jahrhundert unterstützen. Informationen sind dann jederzeit und überall verfügbar! Nur so können wir einen höheren Grad an Effizienz und ein barrierefreies Archiv schaffen!
Lagerung auf Palettenebene bietet verschiedene Formen der Archivverwaltung, die Ihnen die effizienteste und kostengünstigste Lösung für Informationen bieten. Auf diese Weise können wir unsere Kunden von Anfang bis Ende betreuen.