Raum ist Geld: 3 einfache Regeln, um Büro- und Gewerbeflächen dank Archivierung effizienter zu nutzen

Corona hat den Berufsalltag mächtig aufgewirbelt. War Homeoffice früher ein Reizwort für zahlreiche Chefs, hat sich Remote Work inzwischen zu einem festen Bestandteil der Arbeitskultur von Unternehmen gemausert. Und New Work ist keine Eintagsfliege: Experten gehen davon aus, dass auch nach der Pandemie hybrides Arbeiten zur neuen Büroarbeitswelt gehören wird. Mehr Homeoffice bedeutet weniger Flächenbedarf. Entsprechend planen Unternehmen an neuen Konzepten, wie sie ihren Büroflächenbedarf an die neue Arbeitswelt anpassen. Überraschend ist jedoch, dass trotz eines Rückgangs an Flächenbedarf die Kostenentwicklung von Gewerbemieten im letzten Jahr nicht rückläufig war. Laut dem Deutschen Institut für Wirtschaft zeigt sich der Markt für Büroflächen unbeeindruckt von der Pandemie. So gab es keinen Rückgang der Mietkosten für Gewerbeimmobilien. Im Gegenteil: In zahlreichen Metropolen stiegen die Büromieten trotz Pandemie sogar an. Dazu zählen nicht nur Millionenstädte wie Berlin oder Hamburg, sondern auch Dresden, Leipzig, Essen oder Dortmund.

Einsparpotenziale durch Auslagerung von Dokumenten und Digitalisierung

Ein bisher noch wenig durchleuchtetes Einsparpotenzial bieten Räume, die für die Archivierung und Aufbewahrung von Akten und Dokumenten genutzt werden. Schränke für die Archivierung und Ablage von Rechnungen, Personalakten, Bestellungen oder Lieferscheinen nehmen bis zu 20 Prozent der Bürofläche ein. Und auch die Lagerflächen in Kellern sind gerade in Ballungsgebieten ein versteckter Kostenfresser. Doch welche Unterlagen kann man auslagern? Und wie verliert man nicht den Überblick, falls man doch einen vor Jahren angelegten Ordner benötigt? Hier gibt es drei einfache Regeln:

• Regel 1: Dokumente, die im Arbeitsalltag nicht mehr gebraucht werden, jedoch einer gesetzlichen oder regulatorischen Aufbewahrungsfrist unterliegen, werden indexiert und inventarisiert - sprich der Inhalt wird erfasst, in Kartons verpackt und extern in einem klimatisch regulierten Hochregallager kostengünstig gelagert. Nach der Aufbewahrungspflicht werden die Unterlagen ordnungsgemäß vernichtet, so dass Altakten nicht unnötig lange aufbewahrt werden.
• Regel 2: Für Dokumente und Unterlagen, die eventuell zu einem späteren Zeitpunkt nochmals benötigt werden, werden auf Aktenebene erfasst und ebenfalls ausgelagert. Allerdings werden solche Unterlagen nicht in Kartons und in Hochregallagern aufbewahrt, sondern systematisiert in indexierten Hängeordner. Wird ein Dokument benötigt, wird dies beim Dienstleister angefragt. Je nach Dringlichkeit schickt dieser das Dokument per Post zu oder digitalisiert das Dokument in weniger als 90 Minuten. Das ist in der Regel schneller, als sich selbst durch Aktenordner zu wühlen, um Dokumente zu finden.
• Regel 3: Unterlagen, die häufig benötigt werden, sollen komplett digitalisiert und erfasst werden. So können mehrere Berechtigte zeitgleich auf die jeweiligen Dokumente zugreifen. Dabei ist es egal, ob ein Mitarbeiter im Home Office arbeitet und der andere im Büro auf das elektronische Dokument zugreift.

Achten Sie bei der Wahl ihres Dienstleisters darauf, dass der Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot macht. Reine Softwareunternehmen und Digitalisierungsspezialisten neigen dazu, überdimensionierte Lösungen zu verkaufen, da sie kein Angebot für die physische Auslagerung von Dokumenten haben.

Lesen Sie hier in unserem Whitepapier mehr über die Sicherheit bei der Archivierung von Akten.