Warum sollten Sie sich im Zeitalter der Digitalisierung noch für eine physische Archivspeicherung entscheiden? Es ist nicht immer notwendig und kosteneffizient, (alle) Dateien zu digitalisieren. In der Praxis stellt sich heraus, dass (ein Teil der) Papierakten nicht mehr oft genutzt wird, aber dennoch aufbewahrt werden muss. Um Platz zu schaffen, ist eine externe Lagerung eine gute Lösung. Archive-IT verfügt über große Räumlichkeiten in Brüggen, in denen Akten und Dokumente auf verschiedene Weise gelagert werden können.
Formen der physischen Archivierung
Archive-IT bietet drei verschiedene Formen der Archivspeicherung an: Paletten Lagerung, Individuelle Lagerung und Klimatisierte Lagerung.
Paletten Lagerung
Organisationen verfügen oft über statische Archive, z.B. ein Archiv mit einer geringen Konsultationsfrequenz, das laut Gesetz aufbewahrt werden muss. Für dieses Archiv bietet Archive-IT die Lagerung auf Palettenebene an; Massenlagerung, bei der die Archive auf Kistenebene registriert werden und die Archive auf Paletten oder in Aktenschränken gelagert werden. Dies ist eine kosten- und platzsparende Lösung für physische Archive, die nicht oder kaum konsultiert werden.
Individuelle Lagerung
Diese Speicheroption ist für das Archiv, das Sie nicht häufig benötigen, aber sehr schnell verfügbar sein möchten, wenn Sie eine oder mehrere Dateien benötigen. Jede Datei wird einzeln registriert und archiviert, so dass wir eine benötigte Datei innerhalb von 1,5 Stunden digital zur Verfügung stellen können.
Klimatisierte Lagerung
Diese Aufbewahrungsoption wird hauptsächlich für Akten gewählt, die sehr lange oder unendlich lange aufbewahrt werden müssen. Ein vollständiges Klimasystem reguliert und überwacht die relevanten Klimafaktoren. Denken Sie an konstante Feuchtigkeit und Temperatur. Dieses Klimasystem signalisiert auch, wenn die Werte nicht den Normen entsprechen. Diese Signalisierung ermöglicht es uns, die Parameter bei Bedarf schnell anzupassen, so dass sie wieder innerhalb der gesetzten Standards liegen.
Der Prozess
Unabhängig davon, welche Speicherebene gewählt wird, besteht der Prozess der physischen Archivierung aus fünf Schritten:
- Inventarisierung: Die Inventarisierung des Archivs wird vom Kunden selbst durchgeführt oder einem Archive-IT-Mitarbeiter überlassen. Aus diesem Inventar folgt ein Zitat mit einem Investitionsvorschlag.
- Transport: Das Archiv wird von Archive-IT über einen sicheren Transport abgerufen. Sobald der Lastwagen das Gelände des Kunden verlässt, wird das Archiv direkt in das sichere Archiv von Archive-IT transportiert. Nach der Ankunft wird das Archiv in einem sicheren Schloss entladen.
- Aufnahme: Jedes Archivstück (ob Kiste, Akte oder Ordner) ist mit einem Strichcode gekennzeichnet. Diese wird dann im System von Archive-IT registriert. Durch die Charakterisierung der Aufzeichnungen sind diese im Archiv leicht auffindbar und im Virtual Archive (Softwareanwendung von Archive-IT) jederzeit sichtbar, welche Aufzeichnungen gespeichert sind.
- Archivierung: Nach der Aufnahme wird das Archiv in einem der gesicherten Räumlichkeiten aufbewahrt.
- Zugang: Der Kunde erhält Zugang zum Virtual Archive, um Einblick in die registrierten Archivdokumente zu erhalten. Anträge werden auch über das Virtual Archive eingereicht, wenn eine Akte benötigt wird. Dieser kann physisch, per Einschreiben oder digital über den Scanning on Demand-Dienst zur Verfügung gestellt werden.
Scanning on Demand
Wenn das Archiv physisch bei Archive-IT gespeichert ist, erhalten Sie Zugriff auf das Virtual Archive, um die Archivalien zu verwalten. Brauchen Sie eine Akte? Über Scanning on Demand oder unseren Kurierdienst können Sie jederzeit auf die gewünschten Dateien zugreifen. Eine Datei wird digital angefordert und kann innerhalb von 1,5 Stunden zur Verfügung gestellt werden! Mit Scanning on Demand bauen Sie nach und nach ein digitales Archiv auf, mit nur dem, was Sie tatsächlich benötigen.
Zerstörungspolitik
Archivdokumente müssen oft über einen vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können die Dokumente vernichtet werden. Nach dem unterzeichneten Auftrag des Auftraggebers wird das Archiv vertraulich vernichtet. Archive-IT arbeitet mit SUEZ zusammen, einem Spezialisten für die vertrauliche Vernichtung von vertraulichen Dokumenten.
Sicherheit
Sicherheit steht bei Archive-IT an erster Stelle. Wir ergreifen die höchstmöglichen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihr Archiv sicher ist und mit Sorgfalt behandelt wird. Sowohl physisch als auch digital. Unser Beauftragter für Datenschutz und Sicherheit stellt gemeinsam mit unserem Datenschutzbeauftragten sicher, dass alle unsere Prozesse und Aktivitäten in voller Übereinstimmung mit dem DSGVO durchgeführt werden. Die Bedeutung der Informationssicherheit wird durch die Zertifikate ISO 27001 bestätigt.
Möchten Sie durch die physische Archivierung des Archivs Büroräume freimachen? Bitte kontaktieren Sie Archive-IT für die Möglichkeiten.
