Ein digitales Archivs wird nur dann erfolgreich, wenn die gespeicherten Informationen strukturiert, geordnet und indexiert werden. Zudem müssen gesetzgeberische und je nach Branche regulatorische Vorschriften berücksichtigt werden. Eine strategische Planung gewährleistet, dass Dokumente leicht gefunden werden und zudem Aufbewahrungsfristen sowie Zugriffsrechte revisionssicher eingehalten werden. Das System sollte nicht mehr von individuellen Handlungen abhängig sein, sondern sich an übergeordneten und alles bestimmenden Regeln orientieren. Dies kann mit einem Fileplan erreicht werden.
Vorbereitung
Vor dem Aufbau des digitalen Archivs ist ein umfassender Überblick über die unterschiedlichen Dokumententypen erforderlich. Für viele Organisationen beginnt hier die erste Herausforderung: die Kategorisierung der verschiedenen Dokumenttypen. Je nach Dokument und Inhalt ergeben sich unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte und Sicherheitsanforderungen:
- Angebot
- Rechnung
- personalisierte Kundendaten
- Patientenakten
- Patentanmeldungen
- Konstruktionszeichnungen
- Gehaltsabrechnungen
- Führungszeugnis des Mitarbeiters
Wir können die Liste unendlich lang machen. Das hängt unter anderem von der Art der Organisation und dem Projekt oder der Abteilung ab, die digital archivieren wird.
Der Fileplan
Sobald wir wissen, welche Dokumenttypen es gibt, wird der Inhalt wichtig. Dies wird im Aktenplan festgehalten. Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass wir festlegen, welche Regeln für diesen speziellen Dokumententyp gelten. Dies erfolgt in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften und den internen Regeln. Ein Beispiel: Ausgestellte Angebote müssen drei Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungsfrist sollte mit dem Datum der Unterzeichnung beginnen. Für jede Dokumentenart, die im ersten Schritt ermittelt wird, werden diese Grundlagen festgehalten. So entsteht eine einzige Richtlinie für die gesamte Organisation.
In der Praxis
Der Ablageplan wird im digitalen Archiv konfiguriert. Sobald ein Mitarbeiter ein neues Dokument zum digitalen Archiv hinzufügt, erledigt der Aktenplan seine Aufgabe. Alle anwendbaren Regeln aus dem Ablageplan werden dann automatisch angewendet. Zu diesem Zeitpunkt wird die Aufbewahrungsfrist festgelegt und das Dokument einfach digital archiviert. Dies geht über die reine Aufbewahrungsfrist hinaus. Es ist auch möglich, bestimmte Sicherheitsregeln für bestimmte Dokumenttypen festzulegen, die die Zugänglichkeit und die Autorisierung betreffen.
Vorteile der digitalen Archivierung
Der größte Vorteil ist, dass man nicht mehr von einzelnen Aktionen abhängig ist. Der Faktor "Mensch" ist ausgeschaltet. Dies verringert die Fehleranfälligkeit und erleichtert die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften. Als Unternehmen haben Sie auch Ihre Daten im Griff. Nichts wird länger als nötig aufbewahrt, und Sie garantieren, dass der Zugriff sicher und zentral erfolgt.
Der Aufbau des digitalen Archivs, mit dem Aktenplan als Grundlage, erfordert zu Beginn eine gewisse Vorbereitungszeit. Sobald dies geschehen ist, ist das digitale Archiv felsenfest. Wir können uns vorstellen, dass es für Sie schwierig ist zu wissen, wo Sie anfangen sollen. Mit unserer digitalen Archivierungslösung AIR helfen wir unseren Kunden bei der digitalen Archivierung von A bis Z. Dazu gehören natürlich die Erstellung des Aktenplans und eine beratende Funktion. Möchten Sie die Möglichkeiten unverbindlich besprechen? Kontaktieren Sie uns hier!
