Arbeitet Ihr Unternehmen noch oder teilweise mit Personalakten aus Papier? Dann kann das die Gefahr von Sicherheitsrisiken erhöhen. So können Papierakten leichter verloren gehen und von Unbefugten eingesehen werden. Darüber hinaus ist es wichtig, bei der Aktenspeicherung Gesetze und Vorschriften einzuhalten, wie z.B. die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder die jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen. Personalakten enthalten sehr sensible Informationen: Sie möchten doch nicht, dass sie auf der Straße landen?
Der Datenschutz ist eines der wichtigsten Kriterien, die Personalakten erfüllen müssen. Gemäß der DSGVO darf der Arbeitgeber nur solche Informationen in die Personalakte aufnehmen, die für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses von Bedeutung sind. Darüber hinaus schreibt die DSGVO vor, dass Personaldaten gesichert werden müssen, damit sie nicht in falsche Hände geraten. Zu diesem Zweck müssen Regierungen und Unternehmen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um sensible, personenbezogene Daten ausreichend zu schützen. Die Digitalisierung von Personalakten kann dafür eine geeignete Lösung sein.
Außerdem ist es wichtig, nicht nur die Technologie zu betrachten, sondern auch die Art und Weise, wie mit personenbezogenen Daten umgegangen wird. Wer hat zum Beispiel Zugang zu welchen Daten? Werden physische Personalakten auch mit nach Hause genommen, wenn ein Mitarbeiter von zu Hause aus arbeitet, und stellt dies ein Sicherheitsrisiko dar? Hat ein Arbeitnehmer die Möglichkeit, seine eigene Akte einzusehen? Dies sind alles Fragen, die beantwortet werden müssen, um Datensicherheit zu gewährleisten. Wenn sich eine Organisation dafür entscheidet, eine externe Partei mit der Bearbeitung von Personalakten zu beauftragen, muss sie ausreichende Maßnahmen ergreifen, um die Daten zu sichern und nach den richtigen Standards zu arbeiten. Ein wichtiger Standard für die Gewährleistung hoher Datenschutzanforderungen ist die ISO 27001.
Wenn Sie sich für die Digitalisierung von Personalakten entscheiden, sind mögliche Sicherheitsrisiken besser abgedeckt. Sie müssen sich keine Sorgen mehr über mögliche Diebstähle, Feuer- oder Wasserschäden machen. Außerdem können Sie Ihre Personalakten jederzeit und überall einsehen. Das Arbeiten an jedem Ort und zu jeder Zeit ist damit möglich. Darüber hinaus können Sie Rechte für (bestimmte Teile von) Dateien auf zuverlässige und sichere Weise zuweisen und Berechtigungen sind einfach zu erteilen. Alle Aktionen werden digital protokolliert und können als Beweismittel verwendet werden. Schließlich bieten Sie Ihren Mitarbeitern mit einer digitalen Akte mehr Transparenz. Durch die Digitalisierung können Sie sicherstellen, dass der Mitarbeiter zum Eigentümer seiner eigenen Akte wird und jederzeit Einblick in seine Unterlagen hat. Wenn Sie Ihre Personalakten digitalisieren, erfüllen Sie alle Gesetze und Vorschriften.
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