Mit dem Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) wollen Bund und Länder die Digitalisierung der Krankenhäuser fördern. Das 4,3 milliardenschwere Programm soll helfen, dass Digitalisierungsprojekte angestoßen und erfolgreich umgesetzt werden. Neben IT-Sicherheit und digitalen Patientenangeboten ist die Anbindung der Krankenhäuser an die Medizinischen Dienste ein zentraler Pfeiler der Novelle. Der Ansatz ist gut gemeint, doch sind zahlreiche Krankenhäuser mit der notwendigen Digitalisierung schlichtweg überfordert. Seit dem 1. Januar 2021 erfolgt der Austausch zwischen den Medizinischen Diensten und den Krankenhäusern ausschließlich über den digitalen Weg. Herzstück für den Dokumentenaustausch ist das LE-Portal, so dass alle Krankenhäuser in Deutschland nun digital angebunden sind. Klingt zunächst nach einer Erfolgsstory für gelungene Digitalisierung. Doch in der Praxis zeichnet sich ein anderes Bild: gerade kleinere Krankenhäuser mit wenig Personal in den Bereichen IT und Medizinischem Controlling tun sich ein Jahr nach der offiziellen Deadline schwer, die entsprechende Prozesse in einer automatisieren, digitale Infrastruktur abzubilden.
Krankenhaus-Digitalisierung: Klein gegen groß?
Große Krankenhaus- und Klinikgruppen haben eine zentrale IT und längst den Großteil der prüfungs- und abrechnungsrelevanten Dokumente digitalisiert. Zudem werden neu anfallende Informationen bereits ausschließlich digital erfasst, so dass physische Dokumente zunehmend aus dem Alltag verschwinden. Entsprechend problemlos konnten große Krankenhäuser und Kliniken ihr bestehendes IT-Backend an das LE-Portals anbinden. Bei einer Anfrage des MDs steht dem Medizinischen Controlling die Patientenakte und die damit verbundene Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung. Binnen weniger Minuten können die für den spezifischen Prüfungsfall relevanten Dokumente zusammengestellt und via LE-Portal übertragen werden.
Kleinere Krankenhäuser und Praxen haben nicht alle Prozesse digitalisiert
Davon können zahlreiche kleine Kliniken und Krankenhäuser nur träumen. Zwar übertragen sie gezwungenermaßen auch seit dem Jahreswechsel 2021 sämtliche Dokumente elektronisch über das LE-Portal. Doch hinter den Kulissen ist der Prozess weitgehend manuell und entsprechend zeitaufwändig und fehleranfällig. Ein anonymisiertes Beispiel eines kleinen Krankenhauses beschreibt die Problematik eindrucksvoll: Bei einer Prüfungsanfrage des MDs muss die Mitarbeitende im Medizinischen Controlling die erforderlichen Dokumente im Archiv beantragen. Durch die reduzierten Arbeitszeiten des Archivars vergehen hier in der Praxis einige Tage, bis die Unterlagen per Hauspost beim Medizinischen Controlling landen. Sind die Unterlagen nicht vollständig, da sie im Umlauf sind, müssen die fehlenden Dokumente hausintern gesucht werden. Wenn alle Unterlagen zusammengetragen wurden, werden die relevanten Auszüge händisch gescannt, auf Sharepoint abgelegt und von hier ins LE-Portal übertragen.
Für kleine und mittelgroße Krankenhäuser, die über geringe IT-Ressourcen verfügen, ist die Gesetzesnovelle eine zusätzliche Bürde. Die vermeintliche Digitalisierung wird auf Kosten des Personals im Medizinischen Controlling ausgetragen und führt de facto zu einer Zwei-Klassen-Gesellschaft, in der kleinere Krankenhäuser und Kliniken ins Hintertreffen geraten und den Anschluss verlieren.
Die meisten Archivierungs- und Digitalisierungslösungen zielen auf Krankenhäuser und Kliniken ab, die umfassendes Software-Knowhow haben und entsprechendes IT-Personal für die Implementierung bereitstellen können. Archive-IT hat sich darauf spezialisiert, maßgeschneiderte Lösungen je nach Bedarf und Ausgangslage anzubieten. Wir sind der einzige Anbieter im Markt, der alle Aspekte der Archivierung und Informationsverarbeitung aus einer Hand abdeckt:
Inventarisierung: Digitale Registrierung der physischen Akten durch eigenes Personal oder als Service
Externe Archivierung: Auslagerung des Archivs, um sichere und effiziente Aufbewahrung von wenig / kaum genutzten Akten zu gewährleisten
Hybrides Archiv: Auslagern von Akten und Digitalisierung binnen 90 Minuten bei Bedarf
Digitalisierung neuer Akten: Digitales Erfassen aller neuen Dokumente und Vorgänge
Wir haben derzeit einige Projekte bei kleinen Krankenhäusern und helfen, das bestehendes Archiv an das LE-Portal anzubinden und nur die Informationen auszutauschen, die für die Bearbeitung notwendig sind.
Schulterschluss mit den Medizinischen Diensten: Unsere MD-Lösung
Gemeinsam mit dem Medizinischen Dienst haben wir eine Lösung entwickelt, die das Zusammenstellen der erforderlichen Dokumente sowie deren Austausch mit den Medizinischen Dienst digitalisiert. Über unsere Softwarelösung Virtual Archive können auch kleine Krankenhäuser, die keine oder geringe IT-Kenntnisse haben, die erforderlichen Akten digitalisieren, kommentieren und auswählen, welche Teile für die Revision erforderlich sind. Über eine direkte Schnittstelle stellen können die Informationen bereitgestellt und gegebenenfalls Rückfragen beantwortet werden. Mit Virtual Archive können verschiedene Abteilungen innerhalb eines Krankenhauses auf relevante Dokumente zugreifen. Damit erhöht sich nicht nur die Effizienz, sondern auch Qualität der Behandlung, da alle notwendigen Informationen über den Patienten virtuell greifbar sind. Ein zentraler Vorteil von Virtual Archive ist, dass auch nicht-digitalisierte Akten und Unterlagen registriert und verzeichnet sind. Dadurch wird transparent, wo sich eine archivierte Patientenakte befinden – im Archiv und im Umlauf.
