Ein neues Jahr, ein Neuanfang. Ein idealer Zeitpunkt, um nach vorne zu schauen und Pläne für die kommende Zeit zu machen. Die Bilanz wurde auch für den Unternehmensbereich erstellt, und wir sind wieder voller Begeisterung für ein neues, erfolgreiches Jahr. Arbeitet Ihre Organisation bereits digital? Können Sie noch Verbesserungen zur Effizienzsteigerung vornehmen? Haben Sie neue, schöne Projekte in der Pipeline und ist Ihr Papierarchiv das Letzte, worum Sie sich sorgen wollen? Wir geben Ihnen fünf Tipps, um 2019 zu einem effizienten, digitalen und papierlosen Jahr zu machen!
1. Inventarisierung des Archivs
Überquellende Archive, Aktenschränke voller Akten, Schreibtische mit Papierstapeln und Ordner voller Informationen. Erkennbar? Werfen Sie einen Blick auf die Anzahl der Papierdokumente, die Sie in Ihrer Organisation hinterlassen haben. Natürlich benötigt eine digitale 2019 kein Papierarchiv mehr!
2. Digitalisierung vs. Archivierung
Okay, jetzt weißt du, dass es immer noch ein Papierarchiv gibt. Um jedoch digital arbeiten zu können, ist es nicht notwendig, alles zu digitalisieren (oder digitalisieren zu lassen). Externer Archivspeicher kann auch eine Lösung für Dokumente bieten, die Sie in geringerem Umfang konsultieren. Wenn Sie die Auslagerung Ihres Archivs in Betracht ziehen, achten Sie besonders auf Zertifizierungen wie ISO 27001 und ISO 9001. Brauchst du etwas? Mit Scanning on Demand können Sie Ihre Datei im Handumdrehen digitalisieren. Auf diese Weise digitalisieren Sie nur das, was Sie benötigen, und Papier in Ihrer Organisation gehört definitiv der Vergangenheit an!
3. Der Übergang von physisch zu digital
Nachdem Sie sich für eine digitale Arbeitsumgebung entschieden haben, ist es ratsam, einen bestimmten Moment für die Live-Gangway zu wählen. Wenn eine Situation entsteht, in der Schattendateien erstellt werden, ergeben sich zwei Wahrheiten und Sie sind sich nie 100% sicher, ob Ihre Informationen vollständig sind. Auch die Sicherheit von Daten mit Schattendateien kann nicht mehr vollständig gewährleistet werden.
4. Berechtigungen
Um das Beste aus Ihrer digitalen Arbeitsumgebung herauszuholen, ist es wichtig, sorgfältig darüber nachzudenken, welchen Mitarbeitern welche Rechte gewährt werden sollen. Wer kann Dokumente hinzufügen? Wer darf Dokumente ändern? Gibt es Personen, die Dokumente entfernen dürfen? Es gibt viele digitale Möglichkeiten, aber es ist ratsam, dafür eine gute Grundstruktur zu schaffen, indem man Rollen und Gruppen verwendet.
5. Aufbewahrungsfristen
Wenn Sie digital werden, können Sie auch professioneller mit den Aufbewahrungsfristen umgehen. Die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten werden immer wichtiger und sind ein wichtiger Bestandteil der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR). Wenn Sie sich für die Digitalisierung und das digitale Arbeiten entscheiden, ist die Registrierung einer Aufbewahrungsfrist ein kluger Schachzug. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie ganz einfach auswählen, welche Dokumente/Dateien jederzeit vernichtet werden können.
Digitalisierungund Archivierung helfen Ihnen, 2019 zu einem digitalen Jahr zu machen. Sind Sie neugierig auf die Möglichkeiten? Archive-IT ist bereit für Sie!
Das Archive-IT-Team freut sich auf alles, was dieses Jahr zu bieten hat, und auf die großen Entwicklungen, die zweifellos folgen werden. Wir wünschen allen ein erfolgreiches, digitales und vor allem gesundes Jahr 2019!