Viele Unternehmen arbeiten vollständig digital. Wig-Anwendungen, Systeme und Informationsinseln sind an der Tagesordnung. Dennoch bemerken wir viele Unterschiede innerhalb von Unternehmen. Während eine Organisation Papier komplett verboten hat, haben andere Organisationen noch viel Papier auf dem Schreibtisch. Deshalb ist es an der Zeit, dass ein Blog den Begriff der „Digitalisierung“ klärt und Missverständnisse beseitigt.
„Unsere Organisation ist zu klein für die Digitalisierung“
Ein häufig gehörtes Argument ist: „Wir sind zu klein für die Digitalisierung“. Es ist bekannt, dass die Digitalisierung viele Vorteile für große Unternehmen hat, aber das bedeutet nicht, dass sie keine Vorteile für KMU hat. Die Digitalisierung hat beispielsweise den Vorteil, dass Ihre Dokumente jederzeit und überall verfügbar sind. In einer kleinen Organisation muss man oft mehrere Hüte tragen, was bedeutet, dass die richtigen Informationen erhebliche Effizienzvorteile zur richtigen Zeit haben. Auch außerhalb der Bürozeiten und Mauern. Darüber hinaus wird Platz gespart, der für andere Zwecke genutzt werden kann, da selbst in einem kleinen Unternehmen Platz teuer sein kann. Außerdem ist die Sicherheit besser gewährleistet. Wir sehen regelmäßig Dokumente von kleinen Unternehmen, die an unorthodoxen Orten aufbewahrt werden, wie Garagenboxen oder unsichere Keller und Dachböden. Damit erfüllt sie die ISO- und GDPR-Verpflichtungen in Bezug auf personenbezogene Daten deutlich besser und durch die Digitalisierung haben die KMU alles klar und strukturiert auf einen Blick!
„Digital habe ich die Kontrolle verloren, wenn es um Sicherheit geht“
Darüber hinaus gibt es Unternehmen, die befürchten, dass sie bei der Digitalisierung auf Sicherheitsprobleme stoßen werden. Das Gegenteil ist der Fall. Der richtige Einsatz der Digitalisierung garantiert die Sicherheit der Dokumente im Unternehmen. Die physische Archivierung stellt weitaus mehr Hindernisse und Risiken dar als die digitale Archivierung. Keine Gefahr von Einbruch, Wasser- und/oder Brandschäden. Darüber hinaus gibt es immer ein Backup und die Dokumente stehen autorisierten Benutzern an mehreren Stellen zur Verfügung. Die Digitalisierung hilft Ihnen, die GDPR einzuhalten. Denken Sie zum Beispiel an die Zuteilung von Aufbewahrungsfristen und die Möglichkeit, darauf eine Vernichtungspolitik anzuwenden. Die Möglichkeiten, die Sicherheit elektronischer Dokumente zu gewährleisten, sind endlos.
„Eine papierlose Organisation? Dann muss ich (zu) viel in die Digitalisierung investieren“
Das letzte Missverständnis über die Digitalisierung, das diskutiert wird, ist die Investition, die getätigt werden muss. Die Digitalisierung kann den Eindruck erwecken, dass sie viel Zeit und Geld kosten wird. Dies muss jedoch nicht der Fall sein. Die Digitalisierung erfolgt in vielen Formen und Größen. Lassen Sie sich gut beraten: Neben der Tatsache, dass sich die Investition in die Digitalisierung immer durch Effizienzvorteile auszahlt und damit tatsächlich Kosten spart, ist auch die externe Archivierung oft eine kostengünstigere, zugängliche Alternative. Mit dem externen Archivspeicher können Sie Ihr Archiv kostengünstig speichern und bei Bedarf über Scanning on Demand auf alle Ihre wichtigen Dokumente zugreifen. Wussten Sie, dass es verschiedene Formen der Archivspeicherung gibt? Für wichtige Dokumente mit langen oder unendlichen Aufbewahrungsfristen können Sie ein Paket mit voll konditionierten Maßnahmen wie Temperatur- und Feuchtigkeitsregulierung wählen, so dass Dokumente über Hunderte von Jahren gelagert werden können, ohne das Papier zu beschädigen. Darüber hinaus gibt es auch Lösungen für statischeres Material, auf dem z.B. eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist liegt. Arbeiten ohne Papier bedeutet also nicht unbedingt, dass Sie immer mit hohen Digitalisierungskosten konfrontiert sind!
Kurz gesagt, egal wie groß oder klein Ihre Organisation ist, egal was Ihre Einwände gegen die Digitalisierung sind, seien Sie offen für sie und sprechen Sie mit erfahrenen Beratern, um eine maßgeschneiderte Lösung für Sie zu finden. Möchten Sie mehr erfahren? Dann kontaktieren Sie uns hier!