Im Idealfall wird das Papierpersonalarchiv digitalisiert und in das bekannte, bereits im Einsatz befindliche System integriert. Es gibt viele HRM-Abteilungen in der gesamten Branche, die diesen Schritt machen oder machen wollen. Im Zusammenhang mit dem Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter steht auch dies im Vordergrund. Dennoch hören wir regelmäßig, dass Unternehmen erwarten, viel Zeit damit zu verbringen und selbst daran zu arbeiten. Das Gegenteil ist der Fall. Sind Sie neugierig auf die Auswirkungen des Digitalisierungsprozesses für Personalakten? Dann lies schnell weiter.
Gute Vereinbarungen, klare Planung
Ein erfahrener Berater unterstützt Sie bei der Auswahl. Dank unserer umfangreichen Erfahrung mit der Digitalisierung von Personalakten können wir Sie bei der Entscheidungsfindung gezielt unterstützen. Gemeinsam betrachten wir die aktuelle, physische Personalakte. Wonach sieht das aus? Welche Registerstruktur wird verwendet? Wir betrachten auch die digitalen Wünsche und legen eine Reihe wichtiger Punkte fest. Eine Reihe von Beispielen:
- In welcher Form möchten Sie Ihre digitalen Personalakten sehen?
Für die Digitalisierung der Dateien gibt es verschiedene Möglichkeiten. Darüber entscheiden wir im Voraus. Denken Sie an das Scannen unter den von Ihnen definierten Dokumententypen oder das Scannen, wenn die physische Datei erstellt wurde. - Möchten Sie die Dateien in Farbe oder Schwarzweiß scannen?
Wir empfehlen, die Dateien nur dann in Farbe zu scannen, wenn die Farbe eine Funktion hat. Beim Farbscannen werden größere Dateien erstellt. Enthalten die Dateien Kopien von Reisepässen oder IDs? In diesem Fall digitalisieren wir diese Seite nur in Farbe. Wenn diese Kopien in Schwarz-Weiß gescannt werden, bleibt ein unlesbares Bild zurück. - Möchten Sie die Dateien mit OCR (Optical Character Recognition) versehen?
Wenn Sie möchten, dass die Dateien vollständig in digitaler Form durchsuchbar sind, müssen wir den Prozess um OCR erweitern. Dies ist optional.
Selbstreinigend?
Unternehmen überlegen oft, Dateien vorab selbst zu bereinigen, indem sie bestimmte Papierinformationen aus den physischen Dateien extrahieren. Auf diese Weise reduzieren Sie die Digitalisierungskosten. Es ist jedoch sehr wichtig, eine gute Bewertung vorzunehmen. Die Aufräumarbeiten sind zeitaufwendig, und Sie müssen sich fragen, ob dies die Mehrkosten für eine Reihe von zusätzlichen Seiten für die Digitalisierung überwiegen.
Direkt in Ihrem vertrauenswürdigen System
Wenn Sie es benötigen, können wir eine Reihe von Testdateien vorab digitalisieren. Diese können bewertet werden, und wenn die Dinge angepasst werden müssen, können wir sie leicht anpassen, bevor wir die gesamte Masse digitalisieren. Am Ende des Scanvorgangs kümmern wir uns um den automatischen Import in das System, mit dem Sie bereits arbeiten. Häufig gehörte Systeme sind AFAS oder Raet. In dieser Hinsicht sind von Ihnen keine Maßnahmen erforderlich. Wir sorgen dafür, dass die digitalisierte Datei unter dem richtigen Mitarbeiter erscheint. Einfach, sicher und zuverlässig!
Zugänglichkeit bei der Digitalisierung
Es ist auch ein Missverständnis, dass Sie zum Zeitpunkt der Digitalisierung nicht auf Ihre Personalakten zugreifen konnten. Angenommen, der Digitalisierungsprozess dauert drei Wochen; so lange können Sie Ihre Dateien vielleicht gar nicht mehr verpassen. Unsere Faustregel: Der Transport ist der einzige Moment, in dem Sie keinen Zugriff auf Ihre Dateien haben. Dank eines strengen Registrierungsverfahrens, sobald Sie bei Archive-IT eintreffen, können Sie Ihre Dateien innerhalb dieser drei Wochen anfordern. Diese werden dann vorrangig für Sie digitalisiert, damit Sie durch den Digitalisierungsprozess nicht belästigt werden.
Wie Sie vielleicht lesen können, sind es vor allem die Entscheidungen, die Sie im Voraus treffen, die einen Zeitaufwand erfordern. Sie werden von Archive-IT beraten, damit Sie die richtigen Entscheidungen treffen können. Von diesem Moment an wird Ihnen die gesamte Arbeit abgenommen, und alles, was zählt, ist, dass Ihnen das Ergebnis in dem System zur Verfügung steht, mit dem Sie bereits innerhalb der vereinbarten Zeit arbeiten.