Digitalisierung von Personalakten: Die Vorteile im Überblick

Arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen noch mit Personalakten aus Papier? Jetzt ist es an der Zeit, zu digitalisieren. Obwohl wir bereits größtenteils digital arbeiten, gibt es branchenübergreifend immer noch Personalabteilungen, die alles ausschließlich auf Papier festhalten. Das mag auch in Bezug auf den Schutz von personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer von Vorteil sein. Dennoch hören wir immer wieder von Unternehmen, dass die Pflege von Papierakten viel Zeit und Platz erfordert. Die Digitalisierung von Personalakten kann für Abhilfe sorgen. Wir zeigen Ihnen die Vorteile.

Personalakten lassen sich auf vielfältige Weise strukturiert digitalisieren

Dank unserer langjährigen Erfahrung mit der Digitalisierung von Personalakten unterstützen wir Sie gezielt bei der Entscheidungsfindung. Gemeinsam mit Ihnen schauen wir uns die aktuelle Personalakte aus Papier an. Welche Daten enthält sie? Wie ist die tabellarische Struktur? Auf der Basis dieser Fragen können wir Ihnen Vorschläge zum Digitalisieren von Personalakten machen. Hier ein paar Beispiele:

• In welcher Form möchten Sie Ihre digitale Personalakte sehen?
  Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Akten zu digitalisieren. Wir treffen diese Entscheidungen im Voraus. Denken Sie an das Scannen auf Dokumentenebene, Registerkartenebene oder Dateiebene.
• Möchten Sie die Dateien in Farbe, in Graustufen oder in Schwarz-Weiß scannen?
  Wir empfehlen, die Dateien nur dann in Farbe zu scannen, wenn die Farbe eine Funktion hat, z. B. bei Diagrammen oder Tabellen. Das Scannen in Farbe führt zu größeren Dateien. Wir werden immer eine Reihe von Testdateien im Voraus scannen. Sie können Ihre Wahl dann jederzeit ändern. Wussten Sie, dass es für die Kosten keinen Unterschied macht, ob Sie bei uns in Farbe, Graustufen oder Schwarz-Weiß scannen?
• Möchten Sie die Dateien mit OCR (Optical Character Recognition) ausstatten?Wenn Sie möchten, dass die Dateien in digitaler Form vollständig durchsuchbar sind, müssen wir den Prozess um OCR erweitern. Für eine optimale Benutzerfreundlichkeit ist dies eine wertvolle Ergänzung während des Digitalisierungsprozesses. Möchten Sie mehr erfahren? Dann laden Sie hier unser Whitepaper zur Digitalisierung von Personalakten herunter!

Personalakten lassen sich bei der Digitalisierung bereinigen

Unternehmen erwägen oft, ihre Akten im Voraus zu bereinigen, indem sie bestimmte Informationen aus den Papierakten entfernen. Das soll die Kosten für die Digitalisierung senken. Was viele Firmen dabei vergessen: Die manuelle Bereinigung ist sehr zeitaufwändig, so dass sie sich fragen müssen, ob die zusätzlichen Kosten für einige zusätzliche Seiten für die Digitalisierung den Zeitaufwand aufwiegen. Es ist nämlich auch möglich, bestimmte Arten von Dokumenten durch Klassifizierung digital herauszufiltern, was viel Zeit und somit wiederum Kosten spart.

Die digitalen Daten lassen sich in Ihre bestehenden Systeme integrieren

Am Ende des Scanvorgangs sorgen wir für einen automatischen Import in das System, mit dem Sie bereits arbeiten. Wir sorgen dafür, dass die digitalisierte Akte unter dem richtigen Mitarbeiter erscheint. So entsteht eine einzige Umgebung mit allen Personalinformationen. Haben Sie noch kein (geeignetes) System zur Verwaltung der digitalen Informationen? Auch dafür haben wir Lösungen. Einfach, sicher und zuverlässig!

Die Digitalisierung von Personalakten in Ihrem Unternehmen bietet verschiedene Vorteile. Es erhöht unter anderem die Transparenz für Ihre Mitarbeiter. Es gibt eine Übersicht mit allen Informationen zu jedem Mitarbeiter und die Informationen sind auch außerhalb der Bürozeiten verfügbar. Wünschen Sie eine individuelle und unverbindliche Beratung? Kontaktieren Sie uns hier!