Viele Organisationen arbeiten digital und haben sich das digitale Zeitalter vollständig zu eigen gemacht, dennoch gibt es noch viele hybride Organisationen. Diese Organisationen arbeiten teilweise digital, teilweise aber auch auf Papier. Es ist auch üblich, am Front-End digital zu arbeiten, aber es gibt immer noch eine Menge (wertvolle) Geschichte auf Papier. Dies führt zu einem hohen Grad an Ineffizienz, Unvollständigkeit und ist auch nicht immer sicher. Erkennen Sie diese Probleme? Die Digitalisierung bietet die Lösung!
Vorteile
Die Digitalisierung hat viele Vorteile. Einige dieser Vorteile sind:
- Informationen sind immer und überall verfügbar. Dies erleichtert nicht nur die Arbeit außerhalb der Bürowände und -zeiten, sondern auch den Informationsaustausch mit anderen.
- Die Sicherheit Ihrer Dokumente ist garantiert. Schließlich entsprechen die digitalen Dokumente vollständig der Gesetzgebung und den Vorschriften von AVG. Berechtigungen und Protokollierung erhöhen auch die Informationssicherheit.
- Das Risiko von Einbruch-, Wasser- und/oder Brandschäden ist ausgeschlossen.
- Eine effiziente Umgebung mit Informationen wird geschaffen.
- Spart wertvollen Platz. Der Platz, den die Lagerung des Archivs zuvor in Anspruch genommen hat, kann für andere Zwecke genutzt werden.
- Einsparung von Kosten im Zusammenhang mit der physischen Speicherung von Dateien.
- Zeitersparnis beim Suchen und Finden der richtigen Informationen.
Der Digitalisierungsprozess
Der Prozess der Digitalisierung besteht aus mehreren Schritten. Über das zu digitalisierende Archiv werden in guter Absprache im Voraus Absprachen getroffen. Das Archiv wird dann aus den Räumlichkeiten des Kunden mit versiegeltem und exklusivem Transport abgeholt. Sobald die Dateien bei Archive-IT angekommen sind, werden sie im System registriert. Die Dateien werden dann zum Scannen vorbereitet. Das bedeutet, dass alle nicht scannbaren Materialien (wie z.B. Heftklammern) entfernt werden, so dass das Scannen reibungslos abläuft. Es ist auch möglich, den Inhalt zu bereinigen und die Dateien – teilweise – neu anzuordnen. Dies kann manuell oder per Software erfolgen. Nach dieser Vorbereitung kann die eigentliche Digitalisierung beginnen. Die Dateien werden von erfahrenen Scannern mit einem High-Volume-Scanner doppelseitig gescannt. Wenn die Dateien digital zur Verfügung stehen, gibt es mehrere Möglichkeiten. Der Kunde kann die Software von Archive-IT nutzen, kann sich aber auch für einen Upload auf sein eigenes System entscheiden. Nach der Digitalisierung werden die Dateien acht Wochen lang kostenlos aufbewahrt. Nach Ablauf dieser Frist hat der Kunde die Wahl: Vernichtung, Lagerung oder Rückgabe der Akten.
Vorsichtig und sicher
Archive-IT ist der Spezialist auf dem Gebiet der sorgfältigen und sicheren Digitalisierung. Wir bieten 100%ige Lieferzuverlässigkeit und garantieren die Sicherheit Ihrer Dateien. Wenn Sie während des Digitalisierungsprojekts eine Datei benötigen, können Sie diese vorrangig anfordern. Archive-IT kann verschiedene Arten von Dokumenten für Sie digitalisieren. Einige Beispiele sind: medizinische Akten, Personalakten, (Konstruktions-)Zeichnungen, Fallakten, Verwaltungsarchiv und so weiter. Lesen Sie hier mehr über die Digitalisierung.
Sind Sie an der Digitalisierung Ihres Dokumentenflusses interessiert? Archive-IT hilft Ihnen gerne, eine geeignete Lösung zu finden. Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!
