Corona hat zu einem wahren Digitalisierungsschub bei kleinen Betrieben und mittelständischen Unternehmen (KMU) geführt. Das Arbeiten von zuhause wurde pandemiebedingt für zahlreiche KMUs eine kurzfristige Alternative zur Präsenzkultur. Nur durch moderne Heimarbeit ließ sich das Kerngeschäft in zahlreichen Geschäftsmodellen aufrecht halten. Doch müssen sich Unternehmen darauf einstellen, dass Mitarbeitende auch nach Corona weiterhin in einem hybriden Modell arbeiten wollen. Laut einer Studie des Leibniz-Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW) ist Remote Work nicht auf die Corona-Zeit beschränkt, sondern ein zentraler Wunsch der Mitarbeiter. Aus dem Wunsch kann jedoch schnell ein Recht werden. So plant die neue Bundesregierung derzeit ein Recht auf Remote Work und Homeoffice.
Bei KMU ist Handeln gefragt
Doch auch ohne Druck vom Gesetzgeber müssen KMU handeln. Da in vielen Bereichen ein Mangel an qualifizierten Kräften herrscht, sind mittelständische Unternehmen gut beraten, sich mit flexiblen Arbeitsmodellen als attraktiver Arbeitgeber gegen Großkonzerne zu positionieren. Aber: die neue Arbeitswelt hat Auswirkungen daraus, wie Informationen zugänglich gemacht, verarbeitet und archiviert werden. In zahlreichen Betrieben blieb die Papierpost während Corona zwischen 10 und 14 Tagen unbearbeitet liegen. Dies hatte und hat Auswirkungen auf die Effizienz und den Informationsfluss. Nicht selten nehmen Mitarbeiter Unterlagen und Ordner mit ins Homeoffice, da sie die Unterlagen für ihre Arbeit benötigen. Die Folge der provisorischen Lösung: Kollegen haben keinen Zugriff auf die Dokumente.
Um einen reibungslosen, effizienten Workflow in einer hybriden Arbeitsrealität zu gewährleisten, müssen Lösungen geschaffen werden, die es den Mitarbeitenden ermöglichen, sowohl auf physische als auch digitale Dokumente und Informationen zuzugreifen. Unabhängig davon, ob sie im Betrieb oder im Homeoffice arbeiten.
Hier sind im Wesentlichen zwei Aspekte zu berücksichtigen:
Zahlreiche Informationen wie Bestellscheine, Lebensläufe, Skizzen, Pläne oder Rechnungen liegen noch in Papierform vor. Um diese effizient und schnell den Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Erstens: Die Digitalisierung und Bereitstellung aller archivierten Akten und aller neuen Unterlagen in einem virtuellen Archiv. Zweitens: Nur die für den täglichen Arbeitsalltag relevanten Unterlagen sowie alle neuen Unterlagen werden digitalisiert. Das Bestandsarchiv wird an einen externen Dienstleister ausgelagert. Benötigt ein Mitarbeiter dennoch ein archiviertes Dokument, wird dies vom Dienstleister binnen 90 Minuten digitalisiert und bereitgestellt.
Sicherheit ist elementar für erfolgreiches digitales Arbeiten
Die durch die Prozessoptimierung gewonnene Effizienz darf jedoch nicht zu Lasten der Sicherheit gehen. Die Informations- und Datensicherheit ist gerade in Deutschland sehr strikt geregelt. Kein EU-Land hat die international gültige Datenschutz-Richtlinie so strikt in nationales Recht umgewandelt wie Deutschland. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt, wie personenbezogene Daten verarbeitet und genutzt werden können. Zudem sind nicht alle Unterlagen und Informationen für alle Mitarbeiter geeignet. Vertrauliche und sensible Daten verlangen sehr strikte Zugriffsrechte. Ein weiterer Sicherheitsaspekt ist, dass steuerrelevante Unterlagen revisionssicher abgelegt werden müssen. Hinzu kommen branchenspezifische Auflagen – etwa im Finanzsektor, der Pharmabranche oder im Medizinbereich – die im Archivierungssystem berücksichtigt werden müssen. Da keine Anforderung der anderen gleicht, sollte bei der Auswahl eines geeigneten Dienstleisters darauf geachtet werden, dass dieser schnell und unbürokratisch in der Lage ist, die Software an die individuellen Bedürfnisse anzupassen. Archive-IT kann Ihnen als mittelständisches Unternehmen bei der datenschutzkonformen Digitalisierung Ihrer Akten helfen. Sprechen Sie uns an!
